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Unkomplizierte und sichere Migration nach Alfresco

Hier sind Sie richtig.

Der ECM-Geschäftsbereich der Westernacher Solutions AG gehört jetzt zu it-novum.

Lesen Sie mehr in der Pressemitteilung.

Als starker Partner betreuen wir unsere Alfresco-Kunden nun noch umfassender und bieten Ihnen die komplette Leistungspalette für die Digitalisierung Ihrer Unternehmensinformationen und -prozesse.

Unser schlagkräftiges Team aus 25 Experten unterstützt Sie bei der Umsetzung von Lösungen mit Schwerpunkt Enterprise Content Management, Business Process Management und Capturing.

Migration auf eine modernes ECM-System – warum?

Die heutigen Anforderungen an die Dokumentenablage, die Zusammenarbeit in Teams, workflow- und dokumentenbasiertes Arbeiten, die rechtssichere Archivierung von Dokumenten und die Integration diverser Systeme wie CRM, SAP, usw. erfordern eine Neuausrichtung bestehender proprietärer ECM-Systeme. Daneben sind hohe Kosten für Wartung und Betrieb des Alt-Systems sowie ein Ende des Produktlebenszyklus weitere Gründe. Hier müssen Unternehmen in neue Plattformen investieren. Meist handelt es sich bei den Alt-Systemen um klassische Dokumentenmanagement-Lösungen mit hohen Dokumentenvolumen.

Im Rahmen eines Wechsels stellt sich dann die Frage nach der Überführung der Daten vom Alt-System zu Alfresco. Und das möglichst ohne die Fachbereiche und den Geschäftsbetrieb zu stören. In zahlreichen Alfresco-Projekten wurden von Westernacher bereits Migrationen von Systemen wie Lotus Notes Datenbanken, Fileshare Laufwerken sowie relationalen Datenbanken erfolgreich durchgeführt.

Planung der Migration auf Alfresco

Die Durchführung einer Migration erfordert eine solide Planung. Schließlich gilt es zu vermeiden, nach vollendeter Migration festzustellen, dass wichtige Metadaten (wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Erstellungsdatum des Dokumentes, Auftragsnummer etc.) oder gar ganze Dokumente aufgrund fehlender Informationen nicht migriert wurden. Gleichermaßen störend für Endbenutzer wirken sich fehlende Berechtigungen aus. Dokumente könnten dann nicht mehr von den Benutzern gefunden, im System geöffnet oder bearbeitet werden. Fatale Auswirkungen kann eine Zuordnung von falschen Berechtigungen im neuen System nach sich ziehen. Dies ist insbesondere bei vertraulichen Dokumenten der Fall, die in der Regel nur von einer kleinen Gruppe autorisierter Benutzer eingesehen und ggf. bearbeitet werden kann.

Folgende Fragen sollten im Vorfeld einer Migration berücksichtigt und beantwortet werden:

  • Welche Dokumentenquellen gibt es?
  • Wie viele Dokumente sollen jeweils migriert werden? Wie groß ist der Platzbedarf auf Speichermedien für diese Dokumente?
  • Welche Arten von Dokumenten gibt es (z.B. Office Dokumente, PDFs etc.)?
  • Welche Metadaten wie z.B. Ersteller des Dokumentes, Erstellungsdatum oder spezifische Metadaten sollen bei der Migration berücksichtigt werden? Sollen ggf. neue Metadaten während der Migration automatisch befüllt werden (z.B. Dokumenten-Kategorien)?
  • Wer darf die Dokumente auf welche Art und Weise nutzen?
  • Können Dokumente mehrere Versionen haben und sollen diese alle migriert werden?
  • Wie sind Dokumente derzeit abgelegt? Handelt es sich um Ordnerstrukturen / Hierarchien (z.B. bei Netzwerklaufwerke) oder relationale Datenbanken? Mitunter können sich die Metadaten in einer relationalen Datenbank und die eigentlichen Dateien mit den Inhalten (z.B. PDF) in einem filebasierten Storage liegen
  • In welcher Struktur sollen die Dokumente in Alfresco abgelegt werden?

Ein weiterer wichtiger und zu berücksichtigender Punkt betrifft die (Durch-)Suchbarkeit gescannter Dokumente. Bei gescannten Textdokumenten handelt es sich beispielsweise zunächst um Bilder. Damit eine Suche solche Dokumente auch bezüglich ihres Inhaltes finden kann, müssen sie von einer OCR-Erkennungssoftware verarbeitet und die ermittelten Textinformationen dem Dokument hinzugefügt werden. Dies kann in einem Transformationsschritt während der Migration geschehen. Die Suchmaschine kann diese zusätzliche Information auswerten und die entsprechenden Suchbegriffe dem Suchindex hinzufügen.

Im Hinblick auf das Migrationsvorgehen muss vorab geklärt werden, wie die Migration ablaufen soll. Dies ist insbesondere bei Migrationen großer Dokumentenumfänge wichtig, bei denen sich eine Migration aller Dokumente über mehrere Tage oder gar Wochen erstrecken kann. In diesen Fällen ist es ratsam, die Migration in einem mehrstufigen Prozess durchzuführen. Es wäre z.B. ein Szenario, bei einer Dokumentenbibliothek, die sehr große Dokumentenbestände mehrerer Abteilungen enthält, eine Teil-Migration pro Abteilung einplanen. Derartige Teil-Migrationen lassen sich in der Regel an einem Tag oder Wochenende durchführen, so dass die Fachbereiche möglichst wenig in ihrem Tagesgeschäft behindert werden. Ist eine derartige Teilung nicht möglich, gibt es die Möglichkeit der schrittweisen Migration, während die Benutzer noch im Altsystem arbeiten. Hierfür ist sicherzustellen, dass das Migrationstool erkennt, wenn bereits migrierte Dokumente im Altsystem geändert wurden und die neuen Versionen erneut migriert werden müssen.

Oft sind mit den Daten, die aus dem alten System nach Alfresco migriert werden sollen, gewisse Arbeitsprozesse verbunden. Daher stellt sich neben der Frage der Migration der Dokumente auch die Frage nach zusätzlichen Anforderungen hinsichtlich der Umsetzung dieser Arbeitsprozesse in Alfresco. Kann Alfresco diese Anforderungen bereits standardmäßig abdecken oder sind hier noch weitere Implementierungsaufwände nötig? Müssen weitere System angebunden werden, von denen Dokumente in das Alfresco System gelangen?

Planung der Migration auf Alfresco

Auch bei gut geplanten Migrationen besteht immer ein Restrisiko, dass nicht alles abläuft wie gewünscht und dass es Beeinträchtigungen im Geschäftsbetrieb geben kann. Der größte Teil dieses Risikos lässt sich durch eine Testmigration komplett vermeiden. Dies sind die Vorteile:

  • Validieren der ursprünglich geschätzten Zeitbedarfe für die Produktiv-Migration aus den tatsächlichen Zeitaufwänden der Testmigration
  • Vorwegnahme von technischen Problemen, die bei der Produktivmigration auftreten und dort den operativen Betrieb der Fachbereiche stören könnten
  • Möglichkeit der Gewinnung von Feedback von den Fachbereichen vor der Produktivmigration
  • Komplette Migrationen können hier mehrfach durchgeführt und idealerweise alle Risiken für die Produktiv- Migration ausgeschaltet werden

Die eigentliche Migration ist dann bestenfalls nur noch eine Wiederholung der Testmigration. Dennoch sollte während der Migration der Zustand des Alfresco Servers und auch der Migrationsumgebung überwacht werden (z.B. CPU Auslastung, Speicherverbrauch, Storageperformance). Laufen alle Server Prozesse und die Datenbank ordnungsgemäß? Wie entwickelt sich die Kapazität des Storage? Um die Überwachung der Kernparameter stets im Auge zu haben, empfiehlt es sich, die Systeme bereits in ein ggf. bereits existierendes Monitoring System einzubinden.

Darüber hinaus sollten regelmäßig stichprobenartig die folgenden Dinge geprüft werden:

  • Prüfen der Alfresco Logs auf eventuell auftretende Unregelmäßigkeiten
  • Kommen tatsächlich Dokumente in der Alfresco Dokument Bibliothek an?
  • Sind alle Metadaten an den Dokumenten vorhanden
  • Lässt sich die Voransicht der Dokumente in Alfresco Share öffnen
  • Werden die Berechtigungen an den Dokumenten gesetzt
  • Sind alle Benutzer, die in einer Site zusammenarbeiten sollen auch Mitglied dieser Site

Nach erfolgter Migration müssen die Fachbereiche die migrierten Daten prüfen. Die Migration kann erst dann als erfolgreich angesehen werden, wenn die Fachbereiche das finale OK dafür geben.

Sie haben Fragen zur Migration nach Alfresco?

Dann wenden Sie sich jetzt an unsere Experten!

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