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Projektzusammenarbeit

Hier sind Sie richtig.

Der ECM-Geschäftsbereich der Westernacher Solutions AG gehört jetzt zu it-novum.

Lesen Sie mehr in der Pressemitteilung.

Als starker Partner betreuen wir unsere Alfresco-Kunden nun noch umfassender und bieten Ihnen die komplette Leistungspalette für die Digitalisierung Ihrer Unternehmensinformationen und -prozesse.

Unser schlagkräftiges Team aus 25 Experten unterstützt Sie bei der Umsetzung von Lösungen mit Schwerpunkt Enterprise Content Management, Business Process Management und Capturing.

Projektzusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette

Die zunehmende Digitalisierung in sämtlichen Lebensbereichen schafft neue Arbeitswelten. Dabei ändert sich nicht nur der Arbeitsalltag für den Einzelnen, sondern auch die Art und Weise, wie Teams gemeinsam an Projekten arbeiten. Projekte sind häufig am effizientesten, wenn alle Teammitglieder an einem Ort versammelt sind. Die heutige Praxis sieht aber die Einbeziehung von Kollegen an anderen Standorten oder die Einbindung von externen Partnern vor. Damit alle Beteiligten in solchen standortübergreifenden Projekten arbeiten können, müssen entsprechende Collaboration-Plattformen und Tools zum Einsatz kommen.

Informationsaustausch über Hierarchieebenen und Unternehmensgrenzen hinweg

Für die Zusammenarbeit in fach-und standortübergreifenden Teams existiert mittlerweile eine große Bandbreite an Software-Werkzeugen. Sie sollen die Kommunikation, Koordination und Kooperation zwischen Firmenmitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern schnell, sicher und effizient gestalten. Viele Unternehmen setzen bereits Enterprise Content Management (ECM)-Systeme zur Dokumentenverwaltung und Business Process Management (BPM)-Systeme zur Optimierung von Geschäftsprozessen ein. Die aktuell größte Herausforderung für Firmen sind Zugriffsfreigaben an externe Kunden und Partner, weil sie dadurch Sicherheitsrisiken befürchten. Wie eine Lösung für eine sichere und mobile Zusammenarbeit aussehen kann, stellen wir im Folgenden dar.

Team Collaboration - integrierte Plattform oder spezialisierte Einzellösung?

Neben den Kollaborations-und Kommunikationslösungen der großen kommerziellen Anbieter existiert eine Reihe offener Plattformen auf Basis von Open Source, die ein ganzes Ökosystem aus Wikis, FileSharing, Dokumentenmanagement, Office-Integrationen u.v.m. bieten. Der Vorteil solcher nativen Einzellösungen besteht sicherlich in ihrer Funktionstiefe. Aber wird für jeden Anwendungsfall eine andere Software genutzt, führt dies schnell zu hohen Lizenzkosten, technologischem Wildwuchs und einem erhöhten Sicherheitsrisiko.

Als Lösung bieten sich Plattformen wie Alfresco One an, die die funktionale Vielfalt eines ECM-Systems mit Business Process Manangement (BPM) verbinden. Dieser hybride Ansatz integriert mobile Applikationen und Business-Anwendungen und ermöglicht damit Nutzern, ortsunabhängig und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten.

Durch die Nutzung zusätzlicher Webservices lässt sich die Sicherheit im Umgang mit geschäftskritischen Informationen steigern: Alle Daten verbleiben verschlüsselt in der unternehmenseigenen IT. Das Content Repository sitzt hinter einer Firewall und wird bei Bedarf in Echtzeit mit der Alfresco-Cloud synchronisiert. In der Cloud können auch externe Partner auf gemeinsame Dokumente zugreifen und Status Updates zu gemeinsamen Projekten nachverfolgen.

Optimierung des Informationsfluss im erweiterten Unternehmensumfeld

Ganz gleich, ob es um die Verbesserung des Kundenservices, der Integration eines Zulieferer-Netzwerks oder der Steuerung unternehmenskritischer Prozesse geht –mit einer modernen Prozess- und Collaboration-Plattform wie Alfresco verbessern Anwender ihre Ressourcennutzung und machen Änderungen am Projektablauf für alle Beteiligten sichtbar. Alle Dokumente, technischen Zeichnungen, Aufgaben und Checklisten sind hinterlegt und sämtliche Ansprechpartner sowie Verantwortlichkeiten abgebildet.

Bei der gemeinsamen Arbeit an Inhalten müssen Änderungen festgehalten, überprüft und freigegeben werden. Alfresco bietet hierfür integrierte Collaboration-, Workflow- und Records Management-Funktionen. Mit diesen Funktionen lässt sich die Zusammenarbeit über virtuelle Projekträume hinweg effizient organisieren und Abstimmungsaufwände und Reibungsverluste reduzieren.

Über Zugriffsrechte und Freigaben binden Unternehmen externe Projektbeteiligte in den Dokumenten- und Informationsaustausch ein. Über ein Dashboard sehen Anwender auf einen Blick, welche für sie relevanten Dokumente, Bilder oder Videos zu einem Projekt hinzugefügt wurden und welche Mitglieder des Teams darauf zugreifen.

Für die digitale Transformation gut vorbereitet

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Zusammenarbeit in virtuellen Teams anbieten und sich an neue Arbeitsweisen anpassen wollen, sollten ihre bestehenden Kommunikations- und Kollaborationslösungen einer Prüfung unterziehen. Denn mit schlüsselfertigen Lösungen lässt sich eine effiziente und sichere Zusammenarbeit über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg sicherstellen. Richtig eingesetzt und auf individuelle Anforderungen zugeschnitten, können Enterprise-taugliche Plattformen wie Alfresco die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar machen

Kollaboration mit Alfresco – Überblick der Funktionen

  1. Zentrale Datenablage – Informationen / Dokumente werden zentral und nach unternehmensspezifischen Vorgaben abgelegt und können intern und extern gemeinsam genutzt werden, unabhängig von Ort und Zeit
  2. Sicherheit – Unternehmensspezifische Sicherheitsanforderungen werden sowohl für den On-Premiseals auch für den Cloud-Betrieb gewährleistet
  3. Aktualität – Änderungen an Dokumenten erfolgen in Echtzeit und stehen den Nutzern in der aktuellsten Version direkt zur Verfügung
  4. Benachrichtigung – Nutzer werden über erfolgte Änderungen / Aktualisierungen an Inhalten in definierten Zeiträumen benachrichtigt, z.B. direkt oder 1x pro Tag
  5. Suche – alle im System abgelegten Inhalte können über die Suchfunktion gefunden werden; auch die Metadaten und Inhalte (im Volltext) der Dokumente (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) werden dabei durchsucht und ausgegeben
  6. Kalender – systemseitig stehen Kalender zur gemeinsamen Terminplanung zu Verfügung
  7. Workflow-Management – Workflows verschlanken und beschleunigen Abläufe. Viele Prozesse lassen sich über bereits integrierte Workflows abbilden. Neue Workflows, auch mit höherem Komplexitätsgrad, können einfach hinzugefügt werden. Mit Workflows können z.B. Freigabeprozesse einfach abgebildet werden.
  8. Übersichtlichkeit – das System bietet optimal visualisierte und leicht nachvollziehbare Ordnungsstrukturen
  9. Versionierung – Dokumentenänderungen können jederzeit nachverfolgt werden und bei Bedarf zurückgesetzt werden
  10. Wikis / Blogs / Listen / FAQs können zu beliebigen Themen eingerichtet werden um so z.B. eine Wissensmanagement-Plattform oder einen Ideen-Austausch-Bereich zu etablieren

Ihre Vorteile

Kommunikations- und Steuerungsprozesse verschlanken

Abstimmungsaufwände reduzieren

Projektmanagement flexibler aufstellen

Agiler in volatilen Märkten agieren

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Dann wenden Sie sich jetzt an unsere Experten!

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