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Hier sind Sie richtig.

Der ECM-Geschäftsbereich der Westernacher Solutions AG gehört jetzt zu it-novum.

Lesen Sie mehr in der Pressemitteilung.

Als starker Partner betreuen wir unsere Alfresco-Kunden nun noch umfassender und bieten Ihnen die komplette Leistungspalette für die Digitalisierung Ihrer Unternehmensinformationen und -prozesse.

Unser schlagkräftiges Team aus 25 Experten unterstützt Sie bei der Umsetzung von Lösungen mit Schwerpunkt Enterprise Content Management, Business Process Management und Capturing.

Archivierungslösungen mit Alfresco

Verwalten, suchen und archivieren Sie einfach Inhalte jeder Art aus nahezu jedem Ausgangssystem.

Immer mehr Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Inhalte revisionssicher und gemäß immer neuer Vorschriften zu archivieren.Hierbei handelt es sich bei weitem nicht mehr nur um Belegdokumente, sondern auch um allgemeine Schriftstücke, wie z.B. Nachweise zur Kommunikation mit Kunden.

Traditionelle Archivsysteme bieten hierbei oftmals ausschließlich die Ablage der Inhalte, ohne dabei einen weiteren Mehrwert für das Unternehmen abzubilden.

Für die Anwender bedeutet das oft, dass aufwändige Recherchen notwendig sind um archivierte Inhalte aus unterschiedlichen Quellen zu erhalten. Zusätzlich erschwert die verteilte Archivierung den Nachweis eines kompletten Geschäftsvorfalls, der in der Regel aus traditionellen Belegdokumenten und Kommunikationsverläufen besteht. Ein aktuelles Beispiel stellt hier der Nachweis einer Beratung im Finanz- und Versicherungssektor dar.

Planung der Archivierung

Die Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente werden durch verschiedene Gesetzte und Richtlinien geregelt. Zunächst ist also die Aufgabe festzulegen, welche Inhalte in ein Archiv überführt werden müssen und welche gesetzliche Regelung hierfür zutreffend ist.

Hierbei hat es sich bewährt in einem ersten Schritt die unterschiedlichen Inhalte zu klassifizieren und diese Inhaltsklassen mit den gesetzlichen Vorschriften abzugleichen.

Ergänzend hierzu ist festzulegen in welchem Kontext das eigene Unternehmen oder Behörde verpflichtet ist Inhalte zu archivieren, z.B. gelten für Hersteller von Medizinprodukten andere Vorschriften hinsichtlich der Archivierung, als für Bürgerauskunftsysteme im behördlichen Umfeld.

Es gilt es nun, die Plattform zu wählen, die unabhängig von Ausgangssystemen und gesetzlichen Anforderungen, die Inhalte verwalten kann und zusätzlich die Möglichkeit bietet die jeweilige Fachlichkeit abzubilden.

Klassische „Insellösungen“, die sich rein auf die Archivierung konzentrieren bieten hierbei wenig Spielraum um diese gemischten Anforderungen zu erfüllen.

Einen anderen Ansatz bietet der Einsatz einer ECM Plattform wie Alfresco, die es dem Betreiber ermöglicht die Inhalte, im Hintergrund, der revisionssicheren Archivierung zuzuführen, dabei den Anwendern aber die Möglichkeit bieten weiterhin mit den Inhalten in der vorhandenen Fachanwendung oder einer fachlichen Umsetzung innerhalb der Alfresco Plattform zu arbeiten. 

Lösungsansatz mit Alfresco

Als ECM-Plattform bietet Alfresco alle Voraussetzungen um Inhalte jeder Art und aus nahezu jedem Ausgangssystem zu verwalten, durchsuchbar zu machen und zu archivieren. In den meisten Fällen werden durch das Archivierungsszenario folgende „Teildisziplinen“ adressiert:

  • Aufbewahrung von Dokumenten mit unterschiedlichen Fristen (3, 5, 10 und 30 Jahre), oder weiter Zeiträume, gemäß den jeweiligen Vorgaben.
  • Automatisches Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfirst
  • Schutz vor Änderungen, vollständige Änderungshistorie
  • Einfache Lesbarkeit von digitalen Aufzeichnungen
  • Suche und Export von Aufzeichnungen (auf Anfrage von der zuständigen Behörde)
  • kombiniert mit elektronischer Signatur

Aus dieser Betrachtung heraus sind für die konkrete Umsetzungsplanung folgende Anforderungsblöcke aufzunehmen:

  • Lebenszyklus der archivierten Informationen
  • Physikalische Ablage der Informationen
  • Dateiformate, die für eine Archivierung geeignet sind
  • Prozesse um festzulegen, welche Informationen wie archiviert werden sollen
  • Suche nach Informationen, oft kontextübergreifend
  • Verfahrensdokumentation

Lebenszyklus der archivierten Informationen

Die Anforderungen an den Lebenszyklus der Informationen werden direkt aus den jeweiligen Vorgaben der anzuwendenden Vorschrift gestellt. Hierbei ergeben sich oftmals unterschiedliche Laufzeiten und auch Anforderungen an die Unterbrechung des Lebenszyklus („Einfrieren“) der archivierten Informationen.

Auch die Vorgaben an die Löschung müssen mit in die Planung einfließen, für einige Inhaltsklassen werden Mindestzeiträume definiert, andere Inhalte müssen zu einem Bestimmten Zeitpunkt gelöscht werden. Zum Bespiel ist es dem Betreiber frei gestellt Vertragsdokumente im B2B Bereich auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist weiterhin zu speichern, bei personenbezogenen Daten muss eine Löschung erfolgen, sobald der Geschäftsbezug nicht mehr gegeben ist.

Die Anforderungen werden im Falle einer Umsetzung auf Alfresco durch den Aufbau eines sehr flexiblen Regelwerkes umgesetzt. Die Plattform verfügt über ein Rahmenwerk zu Konfiguration von Regeln und Policies, die es ermöglichen unterschiedlichen Inhaltsklassen auch gemäß den unterschiedlichen Anforderungen an den Lebenszyklus zuzuordnen.

Dabei können auch nachträgliche Anpassungen umgesetzt werden, wenn sich zum Beispiel gesetzliche Vorgaben ändern oder neue Inhaltsklassen hinzugefügt werden. 

Physikalische Ablage

Neben der Bereitstellung einer logischen Prozessteuerung über Alfresco, können Anforderungen an die physikalische Ablage der Informationen existieren. Alfresco teilt die Informationen in unterschiedliche Bereiche auf:

MetadaStore – (Dateiname, Titel, Tags, Historie, …) werden in die Datenbank abgelegt
ContentStore(s) – Physikalische Inhalte auf Dateisystem oder CAS Storage
Indexe – Volltext und Metadaten um kombinierte Recherchen zu unterstützen

Durch diese Trennung wird ermöglicht, die physikalischen Inhalte auf unterschiedlichen Storage Systemen abzulegen, wobei die Funktionalitäten der jeweiligen Systeme nicht durch die Applikation verändert werden.

Das bedeutet auch, dass unterschiedlichste Szenarien abgedeckt werden können und natürlich auch ein Mischbetrieb innerhalb der Alfresco Plattform, in vielen Projekten umgesetzt wurde. Nicht jeder in Alfresco verwaltet Inhalt muss zwingend in die Archivierung übernommen werden.

Die Anwender verwenden die Alfresco also weiterhin zur Verwaltung der täglich erzeugten Inhalte und zur Zusammenarbeit, archivierungswürdige Inhalte werden dem Archiv zugeführt und die Anwender erhalten umgekehrt, innerhalb von Alfresco Zugriff auf Inhalte aus anderen Systemen, z.B. archivierte Belegdaten aus SAP.

Dateiformate für Archivierung

Nicht alle Ausgangsformate sind für eine Langzeitarchivierung geeignete und zugelassen. Die Anforderung an die Dokumentenformate bedeuten, dass diese auch auf lange Frist lesbar sein müssen und alle Informationen zur Anzeige, z.B. Schriften, beinhalten müssen. Aus diesem Grunde ist es oftmals notwendig die vorhandenen Dateien, vor der Übergabe in ein Archiv, in ein zugelassenes Format zu transformieren.

Allgemein werden hier die Formate PDF/A, in verschiedenen Ausprägungen, sowie TIFF/PNG, für Bildformate verwendet.

Durch den Einsatz des Alfresco Transformation Servers können unterschiedlichste Ausgangsformate in archivierungsfähige Dateiformate umgewandelt werden. Dieser Schritt wird im Rahmen der automatisierten Prozessabläufe durchgeführt. Da der Alfresco Transformation Server auf einer ausgelagerten Hardwareumgebung betrieben werden kann, bietet sich die Möglichkeit diesen Prozess unabhängig von der eigentlichen Alfresco Plattform zu skalieren und somit ein hohes Dokumentenvolumen abarbeiten zu können.

Prozesse

Für den Grundprozess jeder Archivierung hat sich in den vergangenen Jahren das Vorgehen nach dem Modell „LMTS“ ( Load – Move – Transform – Store) durchgesetzt. Im konkreten bedeutet dies, dass zunächst die Erfassung von zu archivierenden Inhalten betrachtet wird (Load).

Im Falle von Alfresco kann zum Einen auf ein breites Spektrum von Schnittstellen und Standard-Anbindungen zurück gegriffen werden, zum Anderen ist hier auch die deklarative Anbindung an das hinterlegte Regelwerk sehr effektiv nutzbar. Die Deklarationen greifen unabhängig von der Quelle der übergebenen Inhalte und verbinden den fachlichen Prozess mit dem definierten Lebenszyklus des angegebenen Inhaltstyps. Das Regelwerk/Prozessdefinitionen selbst können in Alfresco versioniert werden und dienen somit auch der Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit.

Um, neben der reinen Archivierung von Inhalten, diese auch in einem breiteren Kontext verfügbar zu machen, unterstütz das Regelwerk auch die automatische Ablage der Inhalte in einem definierten Ablageplan (Move). Es entsteht also nicht zwingend eine flache Ablagestruktur, die ausschließlich nach Datumswerten strukturiert wird, sondern es erfolgt eine fachliche Zuordnung der Inhalte zu einem bestimmten Kontext, z.B. einer Kundenakte. Dies geschieht unabhängig vom physikalischen Ablageort und bietet dem Anwender eine zentralen und fachlich korrekten Zugang zu den Inhalten, verknüpft mit der Tatsache, dass hierbei auch Berechtigungsstrukturen abgebildet werden.

Die Transformation der Inhalte kann zu jedem Zeit- und Verfahrenspunkt durchgeführt werden, wie in obigem Punkt dargestellt (Transform). Die physikalische Ablage (Store) der Informationen erfolgt völlig unabhängig von der fachlichen Zuordnung der Informationen in Alfresco. Hier wird also eine bewusste Trennung von rein fachlichen Anforderungen und rein den Vorgaben der Archivierung geschuldeten Anforderungen durchgeführt.

Auf diese Weise werden beide Welten miteinander verbunden und somit dem betreibenden Unternehmen ein erheblicher Mehrwert zur Verfügung gestellt.

Es entsteht aufgrund der Archivierung kein Bruch in den fachlichen Abläufen, dennoch kann eine sehr hohe Prozesssicherheit im Bereich der Archivierung erreicht werden. 

Suche nach Informationen

Eine zentrale Anforderung an ein Archivsystem stellt die Suche und somit die Auffindbarkeit von Informationen dar. Dieses muss zu jeder Zeit gewährleistet werden, parallel aber auch hoch flexibel in der Anwendung sein, sodass unterschiedliche Kontexte abgebildet werden können. Eine weitere Anforderung an Archivsysteme ist, dass Inhalte ausschließlich von dafür berechtigten Personen eingesehen werden dürfen. Aus Unternehmenssicht besteht darüber hinaus noch das Bedürfnis, archivierte Inhalte weiterhin innerhalb der aktuellen Geschäftsvorfälle einsehen zu können.

Durch die beschriebene Trennung von reiner Geschäfts- und Archivierungslogik, können beide Szenarien innerhalb einer Alfresco-Instanz abgedeckt werden. Für die Anwender entsteht so kein Systembruch zwischen aktuellen und archivierten Daten. Für den Fachanwender ist dieser Unterschied in der Regel unerheblich, denn im fachlichen Umfeld ist der Informationsgehalt der Dokumente der entscheidende Faktor. Für einen Revisor geht es weniger um die reinen Inhalte, sondern um die Überprüfung der vorgegebenen Ablage und der Einhaltung der vorgeschriebenen Prozesse.

Durch den Einsatz der SOLR Such-Technologie stehen dem Anwender sowohl Volltext- als auch Metadatensuchen zur Verfügung. Beide Suchweisen können kombiniert werden, was dann eine Einschränkung der Ergebnisse bewirkt.

Alfresco trägt dafür Rechnung, dass die zurückgelieferten Treffer den Berechtigungen des Anwenders entsprechen. Diese Funktion steht sowohl innerhalb des Alfresco Web-Clients, als auch via API zur Verfügung. Drittsysteme erhalte so die Möglichkeit die Funktionen von Alfresco vollumfänglich zu nutzen, ohne die Berechtigungsstrukturen und hinterlegten Regelwerke nachbilden zu müssen.

In jedem Fall ist gewährleistet, dass der Anwender zentral nach relevanten Inhalten suchen kann und zu jeder Zeit mit passgenauen Informationen versorgt wird.

Im rechts-relevanten Kontext ist das schnelle auffinden und der Nachweis von Dokumenten ein oftmals entscheidender Faktor.

Verfahrens­dokumentation

Neben allen technischen und fachlichen Verfahren muss auch dafür Sorge getragen werden, die Verfahrensdokumentation in gültiger Form zu erstellen und das hinterlegte Regelwerk daran anzugleichen. Die gewählten Verfahren und Vorgansmodelle sind, trotz der gesetzlichen Vorgaben, immer eine individuell zu erstellende und auch zu gesondert zu zertifizierende Prozesslandschaft. Im Moment existieren keine verbindlichen Vorgaben, die es Systemherstellern ermöglichen eine generell zertifizierte Umgebung bereit zu stellen. Als Unternehmen kommt man also nicht umhin das eigene Verfahren durch eine Zertifizierungsstelle wiederkehrend auditieren zu lassen.

Alfresco kann hier, durch die vielfältigen Aufzeichnungsmöglichkeiten, die technische Grundlage schaffen um die Dokumentationsvorschriften zu erfüllen.

An dieser Stelle sei noch ein mal, beispielhaft auf die Vorgaben der GoBS hingewiesen, die eine gute Basis für die Planung des eigenen Verfahrens bieten. Der Katalog mit Prüfkriterien kann vom VOI (PK-DML) bezogen werden.

Sie haben Fragen zur Archivierung mit Alfresco?

Dann wenden Sie sich jetzt an unsere Experten!

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