„Wir brauchen jetzt nur noch einen Monat für die Planungserstellung“

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Bessere Pflegeservices dank schnellerer Planung

Bessere Pflegeservices dank schnellerer Planung

Über bessere Pflegedienste durch eine stark beschleunigte Planung kann sich das Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuser (KWP) freuen. Die Institution ist der größte Anbieter von Seniorenbetreuung in Österreich und profitiert dank Jedox von einer einfacheren und schnelleren Wirtschafts- und Finanzplanung. Ich habe mich mit Gerald Exel, Abteilungsleiter im Bereich Wirtschaft und Finanzen, über das Projekt unterhalten.

Herr Exel, Sie setzen jetzt Jedox für die Wirtschaftsplanung ein. Was war davor?
Bis zur Einführung von Jedox haben wir unsere Wirtschafts- und Finanzplanung mit Excel erstellt. Dazu wurden die Tabellen von den einzelnen Wohnhäusern ausgefüllt und zurück an die Zentrale geschickt, wo sie manuell zusammengeführt und in das Kostenrechnungssystem eingespielt wurden. Die Berechnungen waren aufgrund der verschiedenen Pflegestufen und mehr als 1.100 Kostenstellen sehr komplex.

Was gab den Ausschlag, sich nach einer neuen Lösung umzusehen?

Wir haben ein zweites Betreuungs-(Leistungs) Paket für neue Bewohner ab dem Jahr 2012 eingeführt. Daher mussten die Berechnungen angepasst und für die beiden Betreuungsformen / Leistungspakete getrennt und anders berechnet werden. Dazu kam, dass die Stadt Wien den Planungszyklus, der vier Planungsprozesse pro Jahr vorschreibt, auf das KWP ausgedehnt hat. Damit stieß das bisherige Planungssystem an seine Grenzen, da mit Excel weder die komplexen Berechnungen innerhalb der beiden Leistungspakete noch die vierteljährlichen Planungen erstellt werden konnten.

Welche Anforderungen stellten Sie an die neue Lösung?

Die neue Lösung musste die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Gleichzeitige Bearbeitung durch ca. 230 Mitarbeiter
  • Webinterface für den gleichzeitigen Zugriff von verschiedenen Standorten aus
  • Erstellung von Quartalsplanungen in kurzer Zeit
  • Abbildung von hochkomplexen Berechnungsmodellen mit vielen Kostenstellen und zwei unterschiedlichen Leistungspaketen
  • Anbindung von diversen Vorsystemen (Verrechnung, Buchhaltung, Bestellungen…)

Sie haben sich für Jedox entschieden. Wie haben Sie mit dem Projekt begonnen?

Aus Budgetgründen, aber auch, um die Software testen zu können, haben wir mit der Open Source-Version von Jedox (Palo) zu arbeiten begonnen. Die Lösung stieß aber bei den Berechnungen schnell an ihre Grenzen, sodass wir auf die kostenpflichtige Version umgestiegen sind. Dadurch konnten wir alle Berechnungen und Planungsprozesse abbilden und verschiedene Vorsysteme anbinden, deren Daten in die Planungen einfließen. Jedox ist die einzige Lösung, die gleichzeitig funktionsstark und für uns als öffentliche Einrichtung in einem erschwinglichen Preisrahmen ist.

Haben Sie Ihre Projektziele erreicht?

Das KWP ist der größte Anbieter von SeniorInnenbetreuung in Österreich

Ja. Wir haben mit der Einführung von Jedox auch unsere Planungsprozesse umgestellt. Unterstützt von Jedox brauchen wir jetzt nur noch einen Monat für die Erstellung einer kompletten Planung und können so die Anforderungen der Stadt Wien nach vierteljährlichen Planungszyklen erfüllen. Außerdem haben wir die Abläufe und Prozesse so umgestellt, dass die Abteilungen und Häuser mit der Dateneingabe beginnen können, sobald sie bereit sind. Da die Weboberfläche von Jedox das gleichzeitige Eingeben von Daten unterstützt, können andere Abteilungen bereits anfangen, mit den vorhandenen Daten und Informationen zu arbeiten, ohne warten zu müssen, bis die gesamte Planung fertig ist. Wir haben Phasen, in denen alle Kollegen gleichzeitig ihre Daten in das System eingeben. Es ist ein Riesenvorteil, dass mit Jedox mehrere User gleichzeitig im System arbeiten können, egal, ob vom Zentral-Controlling oder den Häusern aus.

Sie haben auch die Materialwirtschaft und die Lagerverwaltung angebunden, richtig?

Ja, wir haben im Rahmen der Jedox-Einführung auch ein neues Berichtswesen aufgesetzt. Dazu wurden verschiedene Vorsysteme wie die Bewohnerverrechnung, Materialwirtschaft usw. an Jedox angebunden. Die Daten werden über Nacht in Cubes geladen und stehen am nächsten Tag für Auswertungen zur Verfügung. Dadurch können die Führungskräfte sowie die FachmitarbeiterInnen in den Wohnhäusern auf ein täglich aktuelles Berichtswesen zugreifen und haben immer einen aktuellen Überblick über das genehmigte Budget. Zudem wird der aktuelle Status der aktiven Bestellungen zur besseren Übersicht im System angezeigt und in der Gesamtbudgetkontrolle berücksichtigt. Während die Daten früher einzeln aus den verschiedenen Systemen exportiert und getrennt berechnet werden mussten, stehen die Informationen jetzt per „Knopfdruck“ zur Verfügung.

Wie läuft es jetzt bei Ihnen ab im Planungsbereich?

Pro Jahr erstellen wir vier Planungen. Im ersten und dritten Quartal für das laufende Wirtschaftsjahr, Mitte des Jahres für das Folgejahr und Ende des Jahres eine 6-Jahresplanung. Vor der Systemumstellung wäre diese Mehrjahresplanung nicht möglich gewesen. Jede Jahresplanung umfasste die Berechnung von ca. 250.000 Einzelbeträgen. Durch die Einführung von Jedox sind die Excelsheets überflüssig geworden: Jedox ist so flexibel, dass wir damit unsere gesamten Planungsprozesse abbilden können. Unsere Planungszyklen haben sich stark verkürzt.

Was sind die nächsten Schritte?

Derzeit stehen wir vor der Einführung einer elektronischen Pflegedokumentation. Durch die Anbindung von Jedox an die Software soll es möglich sein, sämtliche Informationen aus dem System in Berichten bzw. Auswertungen darzustellen, um die Leistungen am Bewohner, den Personalbedarf und die Pflegestufen ersichtlich zu machen. Diese Information ist zwar jetzt schon im Unternehmen vorhanden, aufgrund der Jedox-Anbindung stehen uns aber viel mehr Möglichkeiten für ein effizientes Reporting zur Verfügung. Über Jedox bilden wir sogar die Bau-(Projekt)verwaltung für ca. 300 Bauprojekte jährlich ab. Die Flexibilität von Jedox sorgt dabei für Zukunftsfähigkeit. Wir können mit Jedox auch noch in den nächsten Jahren arbeiten, ohne dass das System an seine Grenzen stößt. Wir planen, das System auf sämtliche Bereiche im Unternehmen auszudehnen, um den Mitarbeitern eine Plattform für Zahlen, Daten, Fakten und Informationen zu geben.

it-novum hat Sie bei diesem Projekt unterstützt. Waren Sie zufrieden?

Die Zusammenarbeit mit it-novum ist unkompliziert und angenehm. Uns ist besonders profunde Kenntnis und Erfahrung mit Jedox wichtig und das ist bei it-novum gegeben.

Das Kuratorium Wiener Pensionisten-Wohnhäuserist der größte Anbieter von SeniorInnenbetreuung in Österreich. Das KWP bietet die meisten Pflege- und Wohnplätze für PensionistInnen an. Zudem besuchen tausende ältere Menschen täglich die Pensionistenklubs der Stadt Wien. Das KWP ist ein soziales Großunternehmen. Es sichert und schafft Arbeitsplätze in der Region. Um die 8.900 BewohnerInnen der Häuser zum Leben und die zahlreichen BesucherInnen der Pensionistenklubs kümmern sich rund 4.100 MitarbeiterInnen aus über 50 Nationen. Zudem engagieren sich über 500 ehrenamtliche MitarbeiterInnen und 70 Zivildiener für die KWP-KundInnen.

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Peter Lipp, Sales Manager Österreich
Peter Lipp ist als Sales Manager für Österreich bei it-novum für unsere Kunden im Nachbarland zuständig. Peter besitzt mehr als 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche und ein weitläufiges Netzwerk in Österreich. Vor seiner Position bei it-novum war er Sales Manager Services bei Fujitsu Technology Solutions und Vertriebsleiter Österreich Infrastructure & Services bei Infoniqa.
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