Total verpennt: Umsetzung von SEPA

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Auch verschlafen?

Auch verschlafen? Dann sind Sie nicht allein: Laut Bundesbank hat der Großteil der Unternehmen SEPA noch nicht umgesetzt.

Die deutsche Wirtschaft hat verpennt. Den Eindruck bekommt man zumindest, wenn man dieser Tage die SEPA-Thematik in den Medien verfolgt. Obwohl vom Gesetzgeber rechtzeitig angekündigt, läuft die SEPA-Umsetzung nur schleppend, hat die Bundesbank festgestellt. Auch ich erlebe im Projektgeschäft ständig, dass viele Unternehmen erst jetzt entdecken, dass sie handeln müssen. Die Uhr tickt besonders für diejenigen, die die SEPA-Vorgaben in ihrem SAP-System umsetzen müssen. Die SAP-Fachzeitschrift S@pport bat mich vor kurzem um ein Interview über die Umsetzung von SEPA in SAP. Um das Thema von der SAP-Seite her zu beleuchten, gibt es hier die wichtigsten Fragen aus dem Interview.

Doch worum geht es genau? Am 2. April 2012 trat die „Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro“ in Kraft. Die Zahlungsverfahren in den Euroländern laufen daher zum 1. Februar 2014 aus. Für Euro-Lastschrifteinzüge sind dann nur noch die SEPA-Basislastschrift und die SEPA-Firmenlastschrift zulässig. Einzugsermächtigungs- und Abbuchungsauftragslastschriften können nicht mehr verwendet werden. Ersteres trifft vor allem deutsche Unternehmen, weil Einzugsermächtigungen fast ausschließlich in Deutschland genutzt werden.

S@pport: SEPA ist schon seit über zwei Jahren in aller Munde, eine Umsetzung muss bis Anfang 2014 erfolgen. Aber erst ein Teil der Unternehmen hat die Vorschriften umgesetzt. Wird das Thema unterschätzt?
Reinhard Ritter: Der Gesetzgeber gewährt eine Übergangsfrist bis 2016, die aber nur von Privatkunden genutzt werden kann. Der Zeitplan ist also knapp. Trotzdem ist die Brisanz dieses Themas bei vielen unserer Kunden noch gar nicht angekommen. Die meisten gehen davon aus, dass lediglich Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN und BIC ersetzt werden und die Softwarehersteller dafür schon eine Lösung finden werden. Das ist jedoch zu kurz gedacht!

Mit den neuen Verfahren gelten auch die technischen SEPA-Standards. Politik und Kreditwirtschaft haben sich lange Zeit den Schwarzen Peter gegenseitig zugeschoben. Fakt ist aber, dass SEPA umgesetzt werden muss, und zwar von jedem. Erschwerend kommt unserer Erfahrung nach dazu, dass die Auswirkungen von SEPA in fast alle Unternehmensbereiche eingreifen. Daher müssen mehrere Abteilungen in das Projekt eingebunden werden. Neben dem Rechnungswesen sind das unter anderem auch die IT, Einkauf, Marketing und die Personalabteilung.

S: Sind die Unternehmen Ihrer Erfahrung nach auf SEPA vorbereitet?
R: Der Bundestag hat bereits im letzten Jahr das SEPA-Begleitgesetz verabschiedet. Man hat aber den Eindruck, die Wirtschaft hat nicht bemerkt, welchen Sprengstoff das Thema birgt. Unsere Erfahrung ist: Je größer das Unternehmen, desto weiter ist es in der Vorbereitung und Umsetzung der SEPA Anforderungen. Dagegen herrscht gerade im Mittelstand ein enormes Informationsdefizit. Die Komplexität wird noch gar nicht als solche erkannt. Die Prozesse müssen jedoch überall auf SEPA umgestellt werden, wo es um bargeldlosen Zahlungsverkehr geht. Gerade beim SEPA-Lastschriftverfahren ergeben sich weit- und tiefreichende Prozess- und Verfahrensänderungen.

S: Was braucht es zur erfolgreichen Umsetzung von SEPA? Was raten Sie Unternehmen für eine gute Vorbereitung?
R: Sich sofort mit der SEPA-Thematik zu beschäftigen! Das Ganze muss innerhalb der nächsten fünf Monate umgesetzt sein, deshalb braucht es Strukturen und klare Zuständigkeiten. Das heißt zunächst die Bildung eines Projektteams oder Benennung von SEPA-Beauftragten, die einen genauen Zeit- und Projektplan definieren. Dann muss eruiert werden, wie viele Zahlungsströme, getätigte Transaktionen und Stammdaten es gibt. Je mehr es sind, umso länger dauert die SEPA-Umsetzung.

Bei vielen Stammdaten rate ich, sich einen Dienstleister zu suchen, der die IBAN-Nummern konvertiert. Es gibt zwar auch hier eine gewisse Fehlerquote, die nötigen manuellen Anpassungen lassen sich unserer Erfahrung nach aber nicht aus eigener Kraft vornehmen, weil meistens weder das Personal noch die Kompetenz dafür vorhanden sind. Auf jeden Fall sollte Zeit für Stolpersteine eingeplant werden, sonst erlebt man böse Überraschungen. Ich empfehle auch, im Vorfeld mit der jeweiligen Hausbank bezüglich der Umstellung und Änderungen im Datenformat zu sprechen, weil die Anforderungen von Bank zu Bank variieren.

S: Sie haben SEPA bereits in SAP umgesetzt. Wo lauern Ihrer Erfahrung nach die Stolpersteine?
R: Die meisten Firmen unterschätzen den Aufwand für die Stammdatenpflege. Auch wenn es automatisierte Verfahren gibt, die den Prozess unterstützen, bergen sie ein gewisses Fehlerpotenzial. Beim automatischen Anreichern der IBAN-Nummern im SAP-System geht man von einer Fehlerquote von etwa 5% aus. Bei 100.000 Stammsätzen sind das 5.000 Nummern, die manuell geändert werden müssen! Den Zeitaufwand sollte man also keinesfalls unterschätzen.

Verkannt wird unserer Erfahrung nach auch der Aufwand für die Umsetzung der SEPA Lastschrift. Die einzelnen Mandate für die Debitoren, dessen Gläubiger ID, wie setze ich die Pre-Notification im System um und weitere Punkte, können dann enorm viel Zeit in Anspruch nehmen und die Projekte verzögern.

Im Interview kommen daneben die folgenden Themen zur Sprache:

  • SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit): Das Sorgenkind der Umsetzung?
  • Fehlende gesetzliche Vorgaben für die Umsetzung einzelner Punkte: Wie gehen Unternehmen und Dienstleister damit um?
  • Wie lange dauert die Umstellung auf SEPA Credit Transfer und SEPA Direct Debit?

Das vollständige Interview ist in S@pport, Ausgabe 7-8/2013 erschienen.

Zur SEPA-Thematik in SAP haben wir einen Leitfaden erstellt, den man sich hier herunterladen kann.

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Michael Kienle - Geschäftsführer „Open Source gehört in die Business-Welt und nicht in die Technologieecke“ – die Auffassung von Open Source als Business-Thema hat Michael Kienle maßgeblich mitentwickelt. Als ehemaliger Chief International Officer für die Open Source Business Foundation und Geschäftsführer eines SAP- und Open Source-Beratungsunternehmens gehört Michael zu den führenden Köpfen in der Open Source-Welt.
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