Standortübergreifende Datenverteilung mit Alfresco – Keine Zeit mehr mit dem Transfer von Massendaten verlieren

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Quelle: Fotolia

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Der Datenaustausch zwischen verschieden Standorten stellt alle Unternehmen vor dasselbe Problem: Die schnelle Übermittlung großer Datenmengen, sofern technisch überhaupt machbar, ist sehr aufwendig und teuer. Besonders problematisch ist das, wenn Standorte in Gebieten liegen, in denen die Infrastruktur nicht so gut ausgebaut ist. Benötigen Mitarbeiter dann auf die Schnelle wichtige Informationen aus der Zentrale, kann es sogar zu Engpässen oder Produktivitätsproblemen kommen, weil sich der Download der notwendigen Daten hinzieht.

Das Dokumentenmanagementsystem Alfresco löst an sich schon viele Probleme, die bei der zentralen Verwaltung von Dokumenten und einer standortübergreifenden Zusammenarbeit auftreten. Mit individualisierbaren Arbeitsflächen und seinen integrierten Kollaborationsfunktionen bietet es viele Möglichkeiten, um die dokumentenzentrierte Arbeit effizienter zu gestalten. Doch auch dabei bleibt es ein Problem, wenn über langsame Anschlüsse angebundene Standorte große Dateien abrufen.

Datentransferplattform bleibt für Nutzer unsichtbar
Damit auch Mitarbeiter außerhalb der Zentrale einen ähnlich komfortablen und schnellen Zugriff auf die Daten haben, haben wir Alfresco um einen standortbasierten Zugriff auf Dokumente erweitert. Dazu bauen wir am jeweiligen Standort eine Datentransferplattform auf, durch die Mitarbeiter über Alfresco in der gewohnten Weise schnell, sicher und ganz unkompliziert auf die von ihnen benötigten Dokumente zugreifen können. Dabei bemerken sie außer der besseren Performance keinen Unterschied, da die Plattform für die Anwender unsichtbar bleibt.

Die Datentransferplattform funktioniert als Proxy zwischen dem zentralen Alfresco-Server und dem Client. Stellt ein Anwender eine Anfrage, prüft die Plattform, ob die Datei bereits im Cache vorliegt. Ist das der Fall, wird erneut die Berechtigung des Nutzers geprüft, die Datei aus dem Cache entschlüsselt und dem Anwender als Download mit der vollen Geschwindigkeit des lokalen Netzwerks bereitgestellt. Über eine einfache Konfiguration können Unternehmen selbst festlegen, welche Daten über eine Push-Funktion in den Proxys vorgehalten werden. Dadurch müssen sie nicht bei der ersten Verwendung langwierig heruntergeladen werden, sondern stehen sofort mit der vollen Geschwindigkeit bereit.  Das Originaldokument in der Zentrale wird durch unsere Datentransferplattform immer synchron gehalten – der Anwender muss sich also um diesen Punkt nicht kümmern!

Datentransferplattform Advanced
Andersherum müssen oftmals große Dokumente und Dateien aus den Standorten in die Zentrale übertragen werden. Bei solchen großen Uploads muss nicht nur der jeweilige Mitarbeiter warten, sondern unter Umständen sind sämtliche Mitarbeiter an diesem Standort betroffen, weil der Upload die Leitung blockiert.

Mit der Datentransferplattform Advanced können Daten mit maximaler Transferrate von den  Standorten an die Zentrale übertragen werden. Dabei werden sie im Proxy zwischengespeichert und anschießend überspielt. Der Mitarbeiter kann sich sofort wieder seiner Arbeit  zuwenden.

Fügt sich nahtlos in bestehende IT ein
Es lassen sich beliebig viele dieser Proxys installieren. Idealerweise steht an jedem Unternehmensstandort einer. Der dafür notwendige Aufwand ist nicht sehr hoch, da sie sich einfach installieren sowie warten lassen und sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren.

Sind Sie auch das Warten leid oder die Klagen Ihrer Mitarbeiter über lange Wartezeiten beim Download? Das lässt sich leicht ändern.

Mehr Informationen zur Datentransferplattform für Alfresco finden Sie hier.

 

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Brian Kurbjuhn – Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.

Webprofile von Brian: Twitter, XING

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