Smarte Dokumentenerfassung: Accounts Payable-Automatisierung mit Alfresco, Ephesoft und SAP

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Smarte Dokumentenerfassung mit Alfresco, Ephesoft und SAP

Smarte Dokumentenerfassung mit Alfresco, Ephesoft und SAP

Die Erfassung von eingehenden Dokumenten und Formularen kann eine teure und zeitintensive Angelegenheit sein. Die Dokumentenerfassungssoftware Ephesoft hilft Unternehmen dabei, dieses Problem in den Griff zu bekommen, indem sie geschäftskritische Inhalte automatisch erfasst. Die Technologie von Ephesoft, Smart Capture®, automatisiert Unternehmensprozesse, indem sie eingehende Dokumente zu verwertbaren Informationen umwandelt. Das richtige Auslesen und die schnelle Bereitstellung dieser Daten für zentrale Geschäftsanwendungen und Prozesse steigert die Verarbeitungsgeschwindigkeit, verbessert die Qualität der Informationen und senkt die Kosten für manuelle Dateneingaben.

Nie sind Geschäftsprozesse komplexer gewesen als heute. Umso wichtiger ist es für Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, Prozesse als Ganzes im Auge zu behalten. Dokumentenerfassungssysteme können hier helfen. Es ist aber wichtig, zu verstehen, wie solche Systeme mit anderen Anwendungen im Backoffice-Bereich zusammenspielen.

Warum Dokumentenerfassung integriert sein muss
Die ausschlaggebende Frage ist nämlich: Was passiert mit der Information, nachdem eine Dokumentenerfassungssoftware wie Ephesoft sie bereitgestellt hat? Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Daten schnell weiterverarbeitet werden und vor allem dass dies an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst passiert. Deshalb muss die erfasste Information in andere Anwendungen integriert werden.

Um etwas konkreter zu werden, schauen wir uns ein Beispiel an: unser Accounts Payable Template. Es handelt sich um eine Lösung, die auf Alfresco basiert und vollständig mit Ephesoft und SAP integriert ist. Unser Beispielprozess beginnt aber zunächst bei Ephesoft. Die Software erfasst Dokumente und klassifiziert sie gleich anhand der Analyse der Informationen, die die Dokumente enthalten. Allein das bringt schon große Vorteile: verlorene Rechnungen gibt es nicht mehr, der Rechnungsprozess wird transparent und langwierige Rechnungszyklen gehören der Vergangenheit an. Nachdem Ephesoft mit diesem Schritt fertig ist, müssen die Rechnungen weiterverarbeitet werden. An diesem Punkt kommen Alfresco, ein smartes Enterprise Content Management-System und unser Accounts Payable Template zum Tragen.

Ephesoft lädt die Rechnung eigenständig in den Dokumentenspeicher von Alfresco, wo es die Workflow-Engine Activiti aufnimmt. Die Rechnung durchläuft jetzt einen individuell anpassbaren Prozess. Um den richtigen Bevollmächtigten auf Basis von Berechtigungsstufen und Kostenstellen zu identifizieren, greift dieser Prozess auf Informationen und unternehmensspezifische Daten aus SAP zurück. Im nächsten Schritt wird die Rechnung automatisch zugewiesen und den AGBs und den Compliance-Richtlinien des Unternehmens entsprechend abgelegt.

Übernahme der Dokumenteninformationen in SAP

Übernahme der Dokumenteninformationen in SAP

Nahtlos integriert: SAP
SAP ist nahtlose in den gesamten Prozess integriert. Ephesoft nutzt SAP-Metadaten, um z.B. den Lieferanten auf Basis der extrahierten Daten zu identifizieren, Alfresco synchronisiert die passende Ordnerstruktur und weitere Informationen. Zusätzlich zu den vorher genannten Schritten ist Alfresco auch in der Lage, Rechnungen zu buchen und mit weiteren SAP GUIs zu kommunizieren.

Die Verbindung von SAP, Ephesoft und Alfresco führt zu schnellerer Durchführung und höherer Genauigkeit des Rechnungsbearbeitungsprozesses, Kontrollmöglichkeiten werden verbessert und Transaktionskosten sinken. Unternehmen können dadurch ihre Geschäftsprozesse optimieren und „grüner“ arbeiten, weil sie weniger Papier verwenden müssen.

Noch ein Wort zur SAP-Integration: Die ITN SAP Integration Suite, die im Hintergrund der Prozesse arbeitet, ist nicht auf AP-Szenarien zugeschnitten. Stattdessen gibt es einen Zugriff auf die offizielle SAP Business API (BAPI), um verschiedene Anwendungsszenarien zu unterstützen. Darüber hinaus kann man auch den integrierten SAP Content Server als Komponente nutzen. Die ArchiveLink-Implementation (ITN SAP Content Server) ermöglicht es Unternehmen, fast ihre gesamten SAP-Dokumente innerhalb von Alfresco zu speichern.

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Brian Kurbjuhn - Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
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