Personaldienstleister setzt auf Self-Service Reporting

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Vereinfachtes Reporting und Planung durch Jedox

Vereinfachtes Reporting und Planung durch Jedox

Der Personaldienstleister ManpowerGroup hat mit Hilfe von Jedox sein internes Berichtswesen zu einem flexiblen, zeitgemäßen Reporting-System mit einer dezentralen Planung ausgebaut. Ich habe mich mit Eva-Maria Kummer, die das Controlling bei ManpowerGroup leitet, über das spannende Projekt unterhalten.

Frau Kummer, wie kam es zu diesem Projekt?
Als Personaldienstleister sind wir in einem sehr dynamischen Markt aktiv. Wir hatten auch vor diesem Projekt schon ein Reporting-System im Einsatz, um Unternehmensdaten auswerten zu können. Da sich der Arbeitsmarkt mit der Globalisierung immer schneller ändert, war es mit der vorhandenen Lösung zunehmend nicht mehr möglich, Daten schnell und flexibel auszuwerten und Forecasts auch innerhalb kurzer Zeiträume zu erstellen.

Unser Headquarter wollte anstatt der bisherigen halbjährlichen Forecasts monatlich aktualisierte Aussagen über die Geschäftsentwicklung bis zum Jahresende. Eine solche Unternehmensplanung konnte das alte System nicht mehr abbilden. Außerdem wollten wir verschiedene Budgetszenarien miteinander vergleichen und das passendste Modell der Geschäftsleitung als Handlungsempfehlung vorlegen.

Unsere Lösung ermöglichte aber je nur eine Budget- und Forecast-Variante. Da wurde uns klar, dass wir ein neues System brauchten, das besser auf die Dynamik in unserem Geschäftssegment reagieren kann.

Gab es noch weitere wichtige Aspekte?
Ja, ein zweiter Aspekt betraf den Arbeitsaufwand und die Datenqualität: bislang schickten die Niederlassungen ihre Daten in Exceltabellen an die Konzernzentrale, wo sie in die Software eingelesen wurden. Dieser Prozess war jedoch aufwändig und anfällig für Fehler. Zudem sollten Forecasts detaillierter geplant werden können, um Soll-Ist-Vergleiche auf Kundenebene durchführen zu können.

Was waren die Entscheidungskriterien für Jedox?
Wir haben nach einer eingehenden Prüfung der Software festgestellt, dass Jedox unsere Anforderungen erfüllt, was Forecasts, Budgetierung und Reporting betrifft. Besonders gefiel uns, dass sich die Software sehr einfach bedienen lässt und sich Daten schnell bearbeiten und auswerten lassen. In der Anfangsphase machten wir uns unternehmensintern Gedanken, was wir mit Jedox erreichen wollten und formulierten einen Kriterienkatalog.

Wieso haben Sie sich für uns als Projektpartner entschieden?
Weil it-novum zu den wichtigsten Umsetzungspartnern von Jedox gehört und einschlägige Referenzen aufweisen kann. Uns war wichtig, dass unser Implementierungspartner profundes Wissen zu der Lösung hat und dieses durch mehrere Projekte nachweisen kann. it-novum war der einzige Anbieter, der zeigen konnte, dass er beides besitzt. Ein erstes Beratergespräch räumte dann die restlichen Zweifel aus dem Weg und das Projekt konnte beginnen.

Sind sie mit Jedox zufrieden?
Definitiv. Jedox ist sehr einfach zu handhaben und wunderbar intuitiv. Damit können wir extrem schnell auf Anfragen der Geschäftsleitung reagieren, egal ob das aktuelle Geschäftsdaten, Forecasting-Aussagen oder Forderungen nach neuen Kennzahlen sind. Jedox ermöglicht es uns, für unsere ‚internen’ Kunden maßgeschneiderte Reports zu erstellen.

Wie ist die Projektrealisierung gelaufen?
Die gesamte Systemumstellung hat nur wenige Wochen gedauert. Damit hätten wir nie gerechnet. it-novum war sehr flexibel und bei allen auftauchenden Fragen immer verfügbar – toll!

Wovon profitieren Sie jetzt am meisten?
Vor allem vom Self-Service-Ansatz von Jedox: das Controlling kann jederzeit auf die Daten zugreifen und sie auswerten, ohne externe Berater dazu heranziehen zu müssen. Meine Mitarbeiter können auch neue Kennzahlen selbst erstellen. Wenn die Geschäftsführung neue Kennzahlen benötigt, können wir sie praktisch auf Knopfdruck liefern. In unserer extrem dynamischen Branche bedeutet das einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Wieviele Personen arbeiten mit dem System?
Unternehmensweit arbeiten ca. 35 Mitarbeiter in der Konzernzentrale und an den Niederlassungen damit. Dank der vertrauten Excel-Oberfläche von Jedox war für die Controller die Systemumstellung kein Problem, während sich die Kollegen in den Niederlassungen erst an das neue Forecast-Tool gewöhnen mussten. Nach einem Tag Schulung lief es aber problemlos, das System ist selbsterklärend. Die Niederlassungen haben jetzt jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen Monatsberichte und Budgets und können sich bei Bedarf ihre Daten in Form von Excel-Reports aus der Jedox-Weboberfläche herunterladen. Die Erstellung von Forecasts ist im Vergleich zu früher sehr einfach geworden: Über eine webbasierte Eingabemaske geben die Niederlassungen ihre Daten ein und lassen sie durch ihre Vorgesetzten genehmigen. Wir, das Zentral-Controlling, werden benachrichtigt, sobald die Daten freigegeben sind. Dann können wir sie sofort für Auswertungen oder Planungen verwenden. Für uns war es wichtig, einen mehrstufigen Freigabeprozess zu implementieren, um die Identifikation der Niederlassung bzw. der Business Unit mit der Planung zu verbessern.

Ist das System ausreichend flexibel für Ihre Bedürfnisse?
Ja, wir können Unternehmenszahlen für Meetings schnell für verschiedene Sichten aufbereiten, ob für Vertrieb, Marketing oder Finanzen. Praktisch ist, dass in Jedox auch händisch Daten eingegeben werden können. Falls wir ein Szenario abändern möchten, können wir zusätzliche Daten in aggregierter Form manuell eingeben.

Was würden Sie anderen Unternehmen raten, die ebenfalls Jedox einführen wollen?
Ich empfehle, ein Gleichgewicht zwischen Detaillierungstiefe und Schnelligkeit zu finden. Zwar lassen sich mit Jedox unbegrenzt viele Details abbilden. Je mehr man jedoch in die Tiefe geht, umso schwerfälliger kann das System werden. Deshalb wurden Daten und Cubes komprimiert, um weiterhin schnell damit arbeiten zu können. Es ist ratsam, sich vorher zu überlegen, ob man wirklich immer alles an Daten für die Analysen braucht, und was man tatsächlich in die Reports stecken möchte.

Haben Sie bereits weitere Pläne mit Ihrer Lösung?
Wir planen, das Reporting des Unternehmens mit Jedox noch weiter auszubauen, um dadurch den Niederlassungen und der Geschäftsleitung noch mehr Daten für ihre tägliche Arbeit zur Verfügung zu stellen. Da sich die Geschäftsleitung einen besseren Zugriff auf aktuelle Daten wünscht, arbeiten wir außerdem an einer mobilen Lösung, sodass das Management auch von unterwegs auf die Datenzugreifen kann, z.B. über die Jedox App. Auf der technischen Seite ist vorgesehen, Cubes zu komprimieren, damit das System an Schnelligkeit gewinnt.

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Peter Lipp, Sales Manager Österreich Peter Lipp ist als Sales Manager für Österreich bei it-novum für unsere Kunden im Nachbarland zuständig. Peter besitzt mehr als 20 Jahre Erfahrung in der IT-Branche und ein weitläufiges Netzwerk in Österreich. Vor seiner Position bei it-novum war er Sales Manager Services bei Fujitsu Technology Solutions und Vertriebsleiter Österreich Infrastructure & Services bei Infoniqa.
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