Noch 310 Tage….

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SEPA-Umstellung: noch 310 Tage

Schon 5 vor 12 bei der SEPA-Umstellung?

Mit Daniel Abeska – Seit gestern haben wir es schwarz auf weiß: Die deutsche Wirtschaft verschläft die SEPA-Umstellung. „Die Zeit wird nicht reichen“, warnt die Commerzbank und bastelt schon eifrig an einem Plan B. Bis 1. Februar 2014 müssen die SEPA-Richtlinien umgesetzt sein. Das sind noch genau 310 Tage. Mein Eindruck wird bestätigt: Viele Unternehmen haben den Ernst der Lage noch nicht realisiert.

Die SEPA Umstellung muss in weniger als einem Jahr abgeschlossen sein. Das ist seit langem bekannt, allein der Umsetzungswille scheint zu fehlen: Nicht mal ein Viertel der deutschen Mittelständler haben ihre IT-Systeme entsprechend angepasst, stellt eine Studie fest, die die Commerzbank in Auftrag gegeben hat. Den übrigen Unternehmen droht der komplette Zahlungsausfall. Manche rechnen schon damit, einen Großteil der deutschen Wirtschaft zahlungsunfähig zu sehen.

Hysterie oder nüchterne Realität?
Was ist dran am „SEPA-Hype“? Fakt ist, dass bis zum Stichtag 1.2.2014 alle SEPA-Vorgaben umgesetzt sein müssen. Und, dass es keine (!) Übergangsfrist gibt. Anders als von vielen Unternehmen angenommen, gilt der Aufschub nur für Privatpersonen. Das wird inzwischen zwar gebetsmühlenartig von jedem wiederholt, anscheinend kann man es aber nicht oft genug sagen. Denn: Von den schätzungsweise zu vergebenden 3,2 Millionen Gläubiger IDs sind erst 220.000 vergeben worden, sagt die Bundesbank. Die Gläubiger IDs sind zwingend notwendig, wenn Unternehmen SEPA-konform Lastschrift durchführen möchten. Und das müssen sie – nichts ist im deutschen Zahlungssystem so populär wie die (im Ausland zu Kopfschütteln führende) Lastschrift. Dennoch kommt die Commerzbank-Studie zum Ergebnis, dass die SEPA-Lastschrift derzeit erst von 0,2% ihrer Kunden genutzt wird. Entweder hat die Bank die falschen Kunden oder das neue (wesentlich komplizierter umzusetzende) Lastschriftverfahren wird tatsächlich noch von niemandem genutzt.

SAP und SEPA
Wie sieht die Sache bei SAP-Kunden aus? Ähnlich. SAP ist zwar SEPA-tauglich, aber auch hier scheinen Anwenderunternehmen reihenweise die SEPA-Umstellung zu verschlafen. Ich habe oft den Eindruck, dass sich viele auf die Konvertierungsservices der Banken verlassen. Der Haken an der Sache: Bei der derzeitigen Gesetzeslage ist es gar nicht erlaubt, über diesen Trick nicht-konforme Zahlungen und Lastschriften SEPA-tauglich zu machen. Wer noch nicht auf SEPA umgestellt hat, sollte sich auf keinen Fall darauf verlassen.

Aus SAP-Sicht müssen die gesetzlichen Anforderungen von SEPA im SAP-System umgesetzt werden. Die gute Nachricht dabei: Mit SAP ist das uneingeschränkt möglich. Die schlechte Nachricht: Die Integration gesetzlicher Änderungen in SAP ist immer mit Aufwand verbunden. Das gilt auch für SEPA.

Heinzelmännchen…
Bleiben wir bei der guten Nachricht: SAP unterstützt die SEPA-Umstellung durch eine Reihe neuer Funktionen:

  • IBAN-Pflege: Die IBAN lässt sich meistens in SAP errechnen. Weil aber auch SAP manchmal Fehler macht, sollte sie anschließend aber kontrolliert werden.
  • Aktive SEPA-Fähigkeit: SAP besitzt aktive SEPA-Fähigkeit und stellt die bisherigen Zahlungsträgerprogramme im maschinellen Zahlungsverkehr auf die Payment Medium Workbench um.
  • Unterstützung des elektronischen Kontoauszugs

Eine besondere Rolle spielt die Payment Medium Workbench, kurz PMW. Dabei handelt es sich um ein SAP-seitiges Tool, mit dem Zahlungsträger in SAP erstellt werden. Deshalb ist es gut zu wissen, dass die PMW auf lange Sicht gesehen die bisherigen Zahlungsträgerprogramme in SAP ablösen wird. Im Vergleich zu den alten Programmen vereinfacht sie nämlich die Verwaltung und Wartung der Zahlungsträger sehr. Dafür muss SAP aber erstmal angepasst werden, u.a. in der Data Medium Exchange Engine (DMEE). Die DMEE ist der Ort, an dem SAP die Zahlungsträgerformate für SEPA festlegt. Die Formatbäume können hier an die Vorgaben der jeweiligen Bank angepasst werden. Das betrifft sowohl den SEPA CT (SEPA Credit Transfer) als auch den SEPA DD (SEPA Direct Debit). Das Ganze ist ohne das Schreiben von ABAP-Code möglich, weil das Tool eine grafische Oberfläche besitzt.

Damit ist es aber noch nicht getan: Der Großteil der Änderungen entfällt nämlich auf das Zahlungsprogramm. Hier müssen die Zahlungswege für die einzelnen Länder und Buchungskreise angelegt bzw. angepasst werden. Das kann schnell sehr aufwändig werden. Dann ist das Bankprogramm dran: Bankkonten, Rangfolge, Wertstellung etc. müssen hier angelegt werden.

…und Kobolde
Die bis jetzt beschriebenen Schritte werden gerne unterbewertet, was Vorbereitung, Organisation und zeitlichen Aufwand für die Durchführung betrifft. Meiner Erfahrung nach ist aber die Stammdatenpflege der fiese Kobold bei der SEPA-Umsetzung. Denn sie wird am häufigsten unterschätzt. Die Stammdatenpflege kann zwar automatisiert durchgeführt werden, es kommt dabei aber immer zu Fehlern – bis zu 5% der Datensätze werden bei der Anreicherung mit der IBAN-Nummer fehlerhaft übersetzt. Für einen größeren Mittelständler kann das fatale Folgen haben, wenn er 100.000 Stammsätze besitzt. Dann muss er 5.000 (!) Nummer manuell ändern – und das ist keinesfalls mal so nebenher erledigt!

Knifflig und nicht nebenher zu erledigen ist auch die Abbildung des SEPA-Lastschriftverfahrens in SAP. Der Deutschen liebster Zahlungsweg wurde vor den anderen EU-Staaten mühsam gerettet, die das Instrument selten bis gar nicht einsetzen. Für die Unternehmen heißt das, dass nicht nur die IT-Systeme umgestellt werden müssen, sondern in erster Linie dafür neue Prozesse geschaffen werden müssen.

Die Knackpunkte heißen Lastschriftenmandat und Prenotifikation. Laut SEPA-Vorgabe ist eine eindeutige Mandatsreferenz von Nöten (das kann eine fortlaufende Nummer sein), die bei allen Lastschriften angegeben wird. Bei der Prenotifikation handelt es sich um die vorherige Information des Zahlungspflichtigen über eine bevorstehende Lastschrift. Das kann beispielsweise so aussehen, dass auf der Rechnung bereits das Fälligkeitsdatum, der Betrag, die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz stehen. Wie das im Detail aussieht, steht in diesem Dokument.

Hier ist SAP noch nicht ganz so weit und bietet keinen eigenständigen Lösungsansatz für die Umsetzung der Prenotifikation an. Das ist aber kein Hinderungsgrund, um die Prenotfikation einzuführen: Sie lässt sich auch über andere Wege realisieren. Dazu muss sich das Unternehmen erstmal Gedanken machen. Und daran mangelt es aus meiner Sicht derzeit noch ganz erheblich.

Die Bundesbank macht Druck, die Privatbanken schlagen Alarm und das teilweise zu Recht. Viele deutsche Unternehmen verkennen trotz der guten Informationslage die SEPA-Situation völlig. Das betrifft Firmen mit und ohne SAP. In allen Organisationen müssen die Prozesse erst einmal festgelegt und geschaffen werden, bevor sich an die Umsetzung der einzelnen SEPA-Vorgaben gemacht werden kann. Viele haben damit nicht mal angefangen, die Zeit drängt aber.

Der Artikel ist die Zusammenfassung eines Fachbeitrags zu SEPA, der demnächst im SAP-Fachmedium E3 erscheinen wird. Die E3 ist online oder im Zeitschriftenhandel erhältlich.

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Michael Kienle - Geschäftsführer „Open Source gehört in die Business-Welt und nicht in die Technologieecke“ – die Auffassung von Open Source als Business-Thema hat Michael Kienle maßgeblich mitentwickelt. Als ehemaliger Chief International Officer für die Open Source Business Foundation und Geschäftsführer eines SAP- und Open Source-Beratungsunternehmens gehört Michael zu den führenden Köpfen in der Open Source-Welt.
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