Keine Datenhoheit, keine Prozesshoheit: Warum sich der ECM-Markt endlich auf die Cloud einstellen muss

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Aktenordner

Akten in der Cloud, ohne die Hoheit über die eigenen Daten zu verlieren? Das geht, aber nicht jeder ECM-Hersteller weiß wie.

Die Cloud gab es eigentlich schon immer: Dienste, die in dunklen Kellern betrieben und unzähligen Personen zur Verfügung gestellt werden. Angefangen von ERP-Anwendungen über Vertriebssteuerungssysteme bis hin zu klassischen Netzlaufwerkspeichern stellt man schnell fest, dass die Cloud im Kern nichts Neues für unsere tägliche Arbeit ist. Mit einer kleinen, aber wichtigen Ausnahme: Die Cloud besitzt heute neben dem klassischen SaaS weitere Eigenschaften, die dem Geschäftsleben deutlich mehr Dynamik verschaffen können. Damit meine ich die ständige Verfügbarkeit, uneingeschränkte Erreichbarkeit und Integration in bestehende interne Prozesse. Und der Markt für Enterprise Content Management muss darauf reagieren, will er nicht in alten Schemata und Konzepten stecken bleiben.

Enterprise Content Management (ECM) steht für das Erfassen, Speichern, Verarbeiten und Verwahren von kritischen Unternehmensinformationen. Erinnern wir uns kurz an die Zeiten vor der Cloud: Bevor ECM-Systeme Einzug in das Unternehmen hielten, baute man im Firmenkeller Aktenschränke auf, die sich Jahr um Jahr mit Ordnern füllten. Die Dokumente eines Unternehmens lagen alle sicher im hoffentlich nicht allzu feuchten Dunkel eines Aktenraums verstaut. Die Idee, die Dokumente in den Ordnern nicht in einem analogen Archiv, sondern in einer elektronischen Akte aufzubewahren, mutete deshalb bis in das neue Jahrtausend hinein als geradezu ketzerisch an. Ich übertreibe daher nicht, wenn ich sage, dass die Transformation des Suchprozesses nach Inhalten weg von Aktenschränken hin zu einer (web-basierenden) elektronischen Suche eine Revolution war.

Heute sind digitale Archivlösungen, die auch das wichtige Thema Rechtssicherheit beachten, keine Seltenheit mehr. Die Mehrwerte für Unternehmen sind schnell aufgezählt: hohe Verfügbarkeit, schneller Zugriff, geringer Verwaltungsaufwand, wenig Unterhaltskosten für die Aufbewahrung der Dokumente, automatisierte und rechtssichere Aktenvernichtung.

Der Sprung ins digitale Dokumentenzeitalter
Dieser Schritt – vom analogen ins digitale Zeitalter – ist im Dokumentenbereich für viele Unternehmen ein Sprung ins Ungewisse gewesen. Doch trotz aller Unsicherheiten war bislang immer ein Punkt unumstößlich: die Dokumente (auch wenn sie digital in „Nullen“ und „Einsen“ gespeichert werden) lagen wie die alten Aktenordner im eigenen Unternehmen. Und in der Regel hatten nur die eigenen Mitarbeiter die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen.

Wolken

Wohin geht es? Der Schritt (oder war´s eher ein Sprung?) ins digitale Dokumentenzeitalter

So ein rein digitales Archiv reicht heute oft schon nicht mehr aus. Unsere Arbeit ist komplex und extrem spezialisiert geworden, der technische Innovationsdruck enorm gestiegen. Klar, dass auch Mitarbeiter und ganze Abteilungen neue Technologien und Anwendungen nutzen wollen, wenn dadurch die Zusammenarbeit mit Kollegen am anderen Standort, Partnern oder Kunden einfacher wird. Das eigene digitale Archiv ist diesem Ansturm an neuen Anforderungen – Dokumenten-Sharing, Collaboration etc. – nicht gewachsen.

Der Siegeszug von Filesharing-Diensten
Es gibt viele Unternehmensbereiche, die eng mit externen Parteien wie Dienstleistern und Partnern zusammenarbeiten. Der Zugriff auf interne Systeme wie File-Server ist aber oft nicht möglich und die Kommunikation via Mail schwierig und kompliziert, wenn Dokumente in größeren Mengen ausgetauscht werden sollen. Durch das Aufkommen von Diensten wie der Dropbox haben die von der eigenen IT kurz gehaltenen Mitarbeiter plötzlich eine verblüffend einfache Lösung, die dazu auch noch kostenlos ist: der Zugriff via Web-Browser, Offline-Zugang, Integration in Smartphones und Tables ist denkbar simpel und überzeugt. Der Aktenschrank wird sozusagen mobil und für alle überall und jederzeit erreichbar.

Verlust der Datenhoheit
Allerdings sind diese Daten auf externen Systemen gespeichert. Mittlerweile nutzen sechs Millionen Deutsche Cloud-Dienste, um Dokumente zu speichern, sagt eine BITKOM-Studie. Ein Unternehmen verliert dadurch die Hoheit über seine Daten und riskiert Datenmissbrauch und Datendiebstahl. Das ist sicher richtig, in meinen Augen wird aber durch das Beschwören dieser Horrorszenarien ein anderer Nachteil völlig übersehen, der mindestens genauso gravierend ist: sind erst einmal tausende Dokumente in die Cloud verschoben, ist es mit der Prozessunterstützung und der Anreicherung von Dokumenten mit Geschäftsinformationen vorbei. Wer seine Informationen auslagert, kann auch nicht mehr die damit verbunden Abläufe und Prozesse gestalten.

Hier weisen die gängigen ECM-Lösungen gegenwärtig noch eine große Lücke auf: Sie alle sind dem klassischen ECM-Ansatz, Informationen und die damit verbunden Prozesse verwalten, zu stark verhaftet und ignorieren die Möglichkeiten der Cloud. Die Zukunft gehört aber nicht dem Dokumentenmanagementsystem, sonder zentralen und flexiblen Dokumentenablagen, die mobiles Arbeiten via Tablets und Smartphones, das Offline-Bearbeiten von Dokumenten, die netzübergreifende Zusammenarbeit und weitere Anforderungen unterstützen.

Nicht nur der ECM-Markt, die meisten Leute sind noch zu sehr im Problemdenken verhaftet sind, was Cloud-Lösungen anbetrifft: Die Cloud wird weiterhin eher als Risiko wahrgenommen denn als Chance. Dabei könnte sie das wesentliche Medium sein, um die Anforderungen der Zukunft abzudecken und die Kluft zwischen kritischen Unternehmensdaten und externer Zusammenarbeit zu schließen. Erst die Cloud eröffnet Möglichkeiten, nichtkritische Unternehmensdokumente mit verschiedenen Dienstleistern, Partner, Kunden oder externen Mitarbeitern auszutauschen und daran gemeinsam zu arbeiten. Der Zugriff auf den Cloud-Dienst der eigenen ECM-Lösung erfolgt über eine bidirektionale Synchronisation. Dadurch bleiben wichtige oder kritische Unternehmensdokumente im Firmennetzwerk gespeichert und stehen externen Personen nicht zur Verfügung. Nur ausgewählte Akten können für bestimmte Bearbeitungsprozesse in die Cloud synchronisiert und geteilt werden. Wichtig ist, dass die Cloud darüber hinaus verschiedene Schnittstellen bietet, um z.B. auch über Tablets auf die Informationen zugreifen zu können.

Prozessunterstützung und Cloud – Alfresco
Alfresco ist eine der wenigen ECM-Lösungen, die sich schon vor längerer Zeit der Herausforderung Cloud gestellt haben, denn das System ist Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement und Cloud-Lösung in einem. Über Schnittstellen und Intergrationen lässt sich mit Alfresco eine private Unternehmens-Cloud (Private Cloud) aufbauen. Damit unterstützt die Software Funktionen, wie sie auch Dropbox und Konsorten bieten: Abrufen von Dokumenten über den Web-Browser, Offline-Zugang sowie Smartphone und Tablet-Zugriff. Also Features, die der Enduser immer öfter fordert und ohne die es in wenigen Jahren nicht mehr gehen wird. Daneben erfüllt Alfresco aber auch Geschäftsanforderungen, weil es die Eigenschaften eines echten ECMs besitzt: Prozessunterstützung, Versionierung und wirkliche Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Den Jungs von Alfresco ist es also gelungen, eine leistungsfähige Dokumenten- und Prozessplattform zu entwickeln und dabei gleichzeitig neue wichtige Trends mit aufzunehmen. Damit sind sie ein ganzes Stück weiter als das Gros der Teilnehmer am ECM-Markt.

Im nächsten Jahr wird sich entscheiden, wer am ECM-Markt die Herausforderungen im Cloud-Bereich erkannt hat. Hersteller, die nicht verstanden haben, wie Mitarbeiter heute arbeiten möchten, werden über lang oder kurz untergehen. Denn der Weg in die Cloud ist vorgezeichnet. Die Vorteile des mobilen, zeitlich und örtlich unbegrenzten Zugriffs auf Informationen sind zu groß, als dass sie ignoriert werden können. Geschäftsvorfälle werden immer komplexer werden, Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg immer wichtiger. Die Zukunft kann also ruhig ein wenig „cloudy“ sein – aber nur für den, der sich hier in nächster Zeit bewegt und neue Möglichkeiten anbietet.

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Brian Kurbjuhn - Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
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