Inputmanagement besser mit Alfresco

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Das Ende von Aktenbergen durch Inputmanagement mit Alfresco.

Das Ende von Aktenbergen durch Inputmanagement mit Alfresco

Obwohl viele Geschäftsprozesse in Unternehmen längst digitalisiert sind, laufen weite Teile der geschäftsrelevanten Kommunikation noch immer auf althergebrachtem Weg per Post ab. Rechnungen, Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellungen oder sonstige Dokumente flattern je nach Branche körbeweise ins Haus. Damit sie für die weitere Bearbeitung in den IT-Systemen wie beispielsweise SAP zur Verfügung stehen, müssen sie digitalisiert werden. Mit zunehmendem Postaufkommen wird dieser Prozess aber aufwendiger und fehleranfälliger. Früher oder später führt kein Weg mehr an einem professionellen Inputmanagement vorbei, mit einem hohen Automatisierungsgrad bei der Digitalisierung, Klassifizierung und Erfassung. Wie ein solches Inputmanagement aussehen kann und welche zusätzlichen Vorteile die Einbindung von Alfresco bietet, will ich nun kurz erläutern.

Grundlage für ein effizientes Inputmanagement ist eine hochautomatisierte Verarbeitung der eingehenden Dokumente. Wir setzen für diesen Prozess die Lösung unseres Partners Ephesoft ein. Nach dem Scannen werden die Dokumente automatisch klassifiziert und definierte Informationen werden per OCR extrahiert. Das digitale Dokument und die zugehörigen Metadaten werden dann an das Dokumentenmanagementsystem Alfresco übergeben. Dort stehen sie zur weiteren Verwendung bereit oder können automatisiert in dort modellierte Geschäftsprozesse überführt werden.

Dokumente digitalisieren, klassifizieren, erfassen
Um das Ganze anschaulicher zu machen, hier ein Beispiel: Eine Rechnung kommt per Post ins Haus. Sie wird gescannt und der Scan wird mit Ephesoft verarbeitet. Die Software erkennt, dass es eine eingegangene Rechnung ist, und klassifiziert das Dokument entsprechend. Außerdem extrahiert sie die für Rechnungen definierten Informationen: Kundenkonto, Rechnungsnummer sowie Rechnungsbetrag etc. Anschließend übergibt Ephesoft die Bilddatei des Scans mit den zugehörigen Metadaten an Alfresco. Alfresco nimmt das Dokument in sein Repository auf und weiß aufgrund eines hinterlegten Prozesses, dass es eingehende Rechnungen an SAP weiterleiten muss. Über einen von uns entwickelten Connector, der SAP Integration Suite, wird die Rechnung in SAP mitsamt aller Daten automatisch angelegt. Natürlich arbeitet auch ein solches System nicht zu 100 Prozent perfekt. Nach wie vor wird es Dokumente geben, bei denen die Software nicht alle Informationen extrahieren kann. Doch selbst dieser Nachbearbeitungsprozess lässt sich mit Alfresco abbilden, indem etwa den zuständigen Mitarbeitern die nicht erkannten Scans zur Vervollständigung zugewiesen werden.

Inputmanagement mit Ephesoft

Inputmanagement mit Ephesoft

Der große Vorteil bei dieser Konstruktion gegenüber einer direkten Übergabe der Informationen von Ephesoft an SAP ist, dass die Dokumente systematisch erfasst werden und über Alfresco jederzeit wieder auffindbar sind. Ich habe es oft erlebt, dass die Scans von Rechnungen, nachdem sie in SAP eingepflegt wurden, unübersichtlich in einem einfachen Filesystem archiviert werden. Wenn dann irgendwann mal wieder jemand eine bestimmte Rechnung einsehen will, muss er sich mühsam durch einen Verzeichnisbaum und Unmengen ähnlicher Dateien wühlen. Durch die Verknüpfung mit den Metadaten ist die Rechnung in Alfresco dagegen über die integrierte Suche sofort wieder auffindbar, etwa durch die Eingabe der Rechnungsnummer.

Rechnungen, Briefe, Verträge immer im Blick
Die Vorteile einer Integration mit Alfresco gehen aber noch weit darüber hinaus: Sämtliche Dokumente aus allen integrierten Quellen lassen sich prozess- oder organisationsbezogen abrufen. Außerdem kann Alfresco Dokumente auch mobil verfügbar machen, sodass beispielsweise Außendienstmitarbeiter jederzeit die gesamte Korrespondenz mit einem Kunden einsehen können – egal ob sie per Mail, per Post oder per Fax stattfand. Und alle Dokumente lassen sich mit Alfresco revisionssicher archivieren.

Die manuelle Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten verschlingt Unmengen an Ressourcen. Außerdem ist sie fehleranfällig. Irgendwann ist der Punkt erreicht, wo ein automatisiertes Inputmanagement unumgänglich ist. Eine Integration mit Alfresco eröffnet Unternehmen weiteres Optimierungspotenzial, angefangen damit, dass Dokumente einfacher zugänglich gemacht werden bis hin zur Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse.

Falls Sie sich dafür interessieren, wie Ihre Postkörbe automatisch in Ihre IT überführt werden können, schauen Sie sich doch mal hier um oder kontaktieren Sie mich direkt.

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Brian Kurbjuhn - Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
Webprofile von Brian: Twitter, XING

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