Hilfestellung bei elektronischer Archivierung nach GoBD

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GoBD für einfachere rechtssichere Archivierung

Nicht ganz einfach: Rechtssichere Archivierung

Die starke Nachfrage nach unserem Whitepaper Rechtssichere Archivierung  zeigt uns, dass das Thema Archivierung einen essentiellen Punkt bei der Einführung eines Enterprise Content Management-Systems darstellt. Eine Rolle dürfte dabei die Veröffentlichung der GoBD vor einem Jahr spielen, welche die Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse neu definiert haben. Der Branchenverband Bitkom hat jetzt dazu zehn Merksätze für die Unternehmenspraxis zusammengestellt.

Obwohl die Organisation und Zusammenarbeit mit unstrukturierten Inhalten aktuell stärker in den Vordergrund rückt, spielen das Information Lifecycle Management und die Archivierung immer noch eine wesentliche Rolle in der Unternehmenspraxis. Ende 2014 wurden die Anforderungen an eine Bundesfinanzministerium-konforme elektronische Archivierung neu definiert: Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD sind der Nachfolger der GDPdU bzw. GoBS und beschreiben die Vorgaben, die für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten (wir berichteten über die neuen Grundsätze).

Ein Schwerpunkt der GoBD liegt auf den Anforderungen an die Aufbewahrung. Der Bitkom hat eine Reihe von Merksätzen für die Unternehmenspraxis zusammengestellt, um Anwenderunternehmen bei der Umsetzung der Anforderungen zu unterstützen:

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Für Unternehmen geht aus den Anforderungen klar hervor, dass der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems nichts entgegensteht. Mehr noch: die Umsetzung kann aus Gründen der Nachvollziehbarkeit sogar sinnvoll sein.

Neben ihrer wichtigen Funktion als Eckpfeiler im organisatorischen Umfeld ist die elektronische Archivierung an sich technologieneutral. Das System muss jedoch sicherstellen, dass die archivierten Objekte eindeutig zugeordnet werden und ihre Unveränderbarkeit gewährleistet wird. Mit Alfresco One lassen sich diese technischen Voraussetzungen einfach umsetzen. Das Alfresco Records Management bringt nämlich in Verbindung mit zertifizierten Speicherlösungen bereits alle Funktionalitäten mit, die für die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus notwendig sind. Das Records Management lässt sich zudem umfangreich konfigurieren, sodass auch Anforderungen aus anderen Bereichen in unterschiedliche Aktenpläne einfließen können. Unternehmen können dadurch verschiedenste Szenarien umsetzen und parallel betreiben, ohne die Anforderungen der GoBD für handels- und steuerrechtliche Daten zu unterlaufen.

Die flexible Speicherverwaltung von Alfresco erlaubt es darüber hinaus, unterschiedliche Ablagebereiche zu definieren, was die Umsetzung aus Betriebs- und Kostensicht effizient macht. Unternehmen können dadurch einerseits eine strukturierte und revisionssichere Ablage mit fest definierbaren Prozessen abbilden und andererseits an unstrukturierten Dokumenten in agilen Projekträumen zusammenarbeiten. Anstatt eine Archivierungslösung einzuführen, kann man also eine Plattform schaffen, auf der unterschiedlichste Fachanwendungen und -prozesse auf Basis eines zentralen Information Repository abgebildet werden können.

Die Hilfestellung der BITKOM finden Sie hier.

Sollten Sie Fragen hinsichtlich der Implementierung mit Alfresco haben, stehe ich Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

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Brian Kurbjuhn – Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.

Webprofile von Brian: Twitter, XING

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