Eine neue ECM-Strategie für die öffentliche Verwaltung

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Oeffentliche-Verwaltung4Mit Austin Adams, Alfresco – Die Arbeitswelt in öffentlichen Behörden unterliegt gerade einem tiefgreifenden Wandel: ältere Arbeitnehmer scheiden aus dem Arbeitsleben aus und werden von jüngeren Kollegen ersetzt. Diese Digital Natives sind bestens mit den modernen Technologien aus dem Mobile, Social und Cloud-Bereich vertraut und erwarten, dass sie ihre Arbeit überall und jederzeit erledigen können, und das mit jedem beliebigen Gerät. Das führt dazu, dass die öffentliche Verwaltung das Thema Enterprise Content Management grundlegend überdenken muss, um einen Zugang zu Inhalten bieten zu können, der heutigen Anforderungen gerecht wird.

Gleichzeitig sind die meisten Enterprise Content Management-Systeme seit mehr als einem Jahrzehnt in Gebrauch. Das heißt, der Aufwand für Upgrades oder Anpassungen wächst ständig. Diese Systeme wurden in einem anderen technischen Zeitalter entwickelt und sind deshalb oftmals von der sich rapide ändernden Arbeits- und IT-Welt überholt worden.

Der Reformdruck wächst
Der Druck auf die Behörden-IT ist daher stark gestiegen: die ECM-Strategien müssen grundlegend angepasst und neu ausgerichtet werden, sonst stehen Kontroll-, Sicherheits- und Compliance-Risiken ins Haus, die aus dem anwendergetriebenen Einsatz organisationsfremder Anwendungen entstehen.

Ein neuer ECM-Ansatz hilft, Schatten-IT zu vermeiden und die Einhaltung der geltenden Standards und Regelwerke zu gewährleisten. Bei der Modernisierung der betroffenen Systeme und dem gleichzeitigen Eingehen auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterschaft sollten Behörden die folgenden vier Content Management-Erfordernisse beachten:

Neue Arbeitsgewohnheiten respektieren
Wir sind es heute gewohnt, täglich Apps wie Dropbox, Instagramm oder Uber zu benutzen. Modernes Enterprise Content Management muss daher die Anwendungen und Geräte miteinbeziehen, die unseren Alltag prägen. Auch an den digitalen Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung wird der Anspruch gestellt, eine frische und intuitive User Experience zu bieten. Prognosen sagen voraus, dass noch in diesem Jahr 37% aller Arbeitskräfte weltweit mobil sein werden – und das gilt auch für den öffentlichen Sektor. Diese hochmobilen, stark vernetzten Mitarbeiter möchten IT-Lösungen, die ihnen die Möglichkeit geben, unabhängig von Ort, Netzwerk oder Gerät zu arbeiten.

Vorbereitet sein für das Extended Enterprise
Behörden sind heute nicht länger alleinstehende Einheiten. Die meisten haben sich zu einem Netz aus Mitarbeitern, Vertragspartnern und Subunternehmern entwickelt, das weit über die traditionellen Grenzen der Organisation hinausgeht, und die Grenzen der Netzwerk-Firewalls überschreitet. Dadurch wird die Möglichkeit, Inhalte und Prozesse über das Extended Enterprise hinweg zu teilen, zur Grundanforderung für ECM-Systeme. Die alten Applikationen wurden zu einer Zeit konzipiert, als Anwender und Inhalt hinter der Firewall auf Servern und PCs waren. Das entspricht aber nicht mehr den Arbeitsanforderungen heutiger Mitarbeiter. Moderne ECM-Systeme müssen daher das einfache, kontrollierte Teilen von Inhalten und Prozessen unterstützen, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Behörde.

Planen für das starke Anwachsen digitalen Contents
Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung haben es angesichts der ständig wachsenden Datenmengen immer schwerer, die Information zu finden, die sie brauchen. Werden Inhalte nicht angemessen verwaltet oder gesichert, weil sie zwischen Laufwerken, mobilen Endgeräten, Laptops, Emails, USB-Sticks und privaten Filesharing-Diensten verteilt sind, entstehen gravierende Risiken in Hinblick auf Betrieb und Sicherheit. Modernes ECM nutzt den Kontext der Daten (z.B. den Zugriffsweg, Standortdaten oder ähnliches), um Geschäftsprozesse aktiv zu unterstützen. Content wird dadurch zur richtigen Person zur richtigen Zeit innerhalb der richtigen Anwendung gebracht. Er wird auf diese Weise kontextabhängig – und dadurch können Mitarbeiter effizienter und effektiver arbeiten.

Heutige IT-Infrastrukturen übernehmen
Die öffentliche Verwaltung muss eine strategische Plattform einsetzen, um die häufig miteinander in Konflikt stehenden Bedürfnisse der Anwender zu erfüllen – diejenigen, die vom Büro aus arbeiten wollen und diejenigen, die von unterwegs oder zuhause aus ihre Arbeit verrichten möchten. Die IT muss dabei sicherstellen, dass der Content sicher ist und im Einklang mit den internen Vorgaben der Behörde und gesetzlichen Vorschriften verwaltet wird. Leider sind die alten ECM-Plattformen meist nicht auf die Skalierung in der Cloud ausgelegt und bieten nur rudimentäre Unterstützung für mobile Anwendungen.

Einige Behörden setzen daher bereits auf einen hybriden Ansatz, bei dem Inhalte sowohl auf internen Systemen als auch in der Cloud aufbewahrt werden. Das erfordert natürlich, dass beide Speicherorte nahtlos miteinander synchronisiert werden. Ein modernes ECM-System sollte daher in der Lage sein, die Vorteile aus On-Premise und Cloud-Installation zu kombinieren. Behörden können dann festlegen, welche Inhalte in der Cloud geteilt werden dürfen und welche auf internen Systemen innerhalb der Firewall bleiben müssen.

Die öffentliche Verwaltung steht also unter Zugzwang. Sie muss eine zukunftssichere Plattform schaffen, auf Basis derer sich digitales Content Management handhaben lässt und gleichzeitig klare Prozesse abgebildet werden können. Ist das gegeben, können Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung ihre Arbeit effizient und effektiv verrichten.

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Brian Kurbjuhn - Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
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