Dokumentenmanagement und Prozesslösungen wachsen weiter zusammen

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Alfresco verbindet Dokumente und Prozesse zu "Process and Collaboration Management"

Alfresco verbindet Dokumente und Prozesse zu „Process and Collaboration Management“

Das Analystenhaus 451 Research Group sieht im Zusammenwachsen von Enterprise Content Management und Business Process Management (BPM) ein neues Innovationsthema: Prozess- und Kollaborationsmanagement (PCM). Dabei geht es um die immer engere Verzahnung von Unternehmensprozessen und den unterschiedlichsten Inhalten, die in einem unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden.

Carl Lehmann, Analyst bei 451 Research Group, erklärt: „Wir nennen dieses Marktsegment Process und Collaboration Management (PCM). Anbieter, die sich in diesem neuen Bereich etablieren wollen, müssen ihren Kunden und Interessenten schlankere Prozesse ermöglichen, eine intensive Zusammenarbeit fördern und einfachere Möglichkeiten bieten, ihren Content und ihre audiovisuellen Inhalte zu nutzen“.
Mal davon abgesehen, dass immer gerne versucht wird, neue Marktsegmente zu definieren und unterschiedliche Aspekte von bereits bestehenden Lösungen nach und nach in den Fokus zu rücken, ist das Thema Prozessintegration tatsächlich ein wichtiges. Warum ist das so?

Workflow ist nicht gleich Prozess
Ich denke wir sind uns einig, dass Workflows seit jeher Bestandteil nahezu aller Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind. Das Problem daran ist, dass Workflows im Kontext Dokumentenmanagement selten gleichzusetzen sind mit Prozessen, die Fachabteilungen und Business User im Blick haben. DMS-Workflows sind historisch bedingt meist dokumentenbezogen und damit zugeschnitten auf die Anwendungsfälle, die im DMS-Umfeld betrachtet werden. Klassischerweise sind das Themen wie z.B. die Rechnungsverarbeitung, Publizierungsfreigaben oder Dokumentenreviews.

Wenn wir uns hingegen in den Fachabteilungen umschauen, sehen die Anforderungen aber oft anders aus: Es geht weniger um das Verteilen von Dokumenten, sondern vielmehr um die Unterstützung bei wiederkehrenden Arbeitsschritten. Unabhängig davon, ob Prozesse digital abgebildet werden, um Effizienzvorteile zu nutzen, oder um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu erhöhen: Dokumente stehen in den Fachabteilungen nicht im Fokus und vermutlich würde auch kein IT-Leiter oder Fachverantwortlicher auf die Idee kommen, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, um eine unternehmensweite Prozesslösung zu schaffen.

Was will ich damit sagen? Die Abbildung von Workflows in Dokumentenmanagementsystemen ist heutzutage zumindest technisch keine Herausforderung mehr und die auf diese Anwendungsfälle zugeschnittenen Workflow-Produkte der DMS-Hersteller sind dafür sehr gut geeignet. Wenn ich jedoch als IT über diese Anforderungen hinaus auch Fachabteilungen aktiv mit einer ganzheitlichen Prozesslösung unterstützen möchte, muss ich das Thema Business Process Management genauer betrachten. Eine enge Verzahnung von Business Process Management und Enterprise Content Management auf technischer Ebene ist insbesondere sinnvoll, da es einerseits viele thematische Überschneidungen gibt und andererseits die IT zunehmend gefordert ist, Lösungen auf Augenhöhe mit den Fachabteilungen zu erarbeiten und zeitnah bereitzustellen.

Prozessintegration ist gefragt
Alfresco ist einer der ersten Hersteller, der das Thema Enterprise Content Management vollumfänglich abdeckt und gleichzeitig eine umfassend integrierte Business Process Management Suite anbietet. Damit verfolgt Alfresco die von 451 Research Group empfohlene Strategie und ermöglicht es Unternehmen, das Thema Prozesse ganzheitlich und dokumentenneutral zu betrachten.

Alfresco Activiti bietet als Business Process Management Suite webgestützte Modellierungswerkzeuge, die es ermöglichen, Fachprozesse einfach umsetzen. Darüber hinaus stellt Activiti Vorlagen, Formulareditoren und umfangreiche Bearbeitungswerkzeuge zur Verfügung:

Fachliche Prozesse können in Activiti einfach modelliert werden (im Bild Prozessansicht)

Fachliche Prozesse können in Activiti einfach modelliert werden (im Bild die Prozessansicht)

Neben der separaten Alfresco Activiti Weboberfläche, die eigenständig genutzt werden kann, hat der Hersteller die Funktionalitäten auch in Alfresco One, dem Enterprise Content Management System integriert:

Activiti integriert sich vollständig in Alfresco One

Activiti integriert sich vollständig in Alfresco One

Die Integration der beiden Produkte Alfresco One und Alfresco Activiti ermöglicht es somit sowohl dokumentenbezogene als auch dokumentenneutrale Fachprozesse auf Basis der Open Source-Plattform abzubilden. Damit können unsere Kunden unterschiedlichen Anforderungen begegnen, ohne voneinander losgelöste Lösungen betreiben zu müssen. Für die IT heißt das, dass sie schnell auf neue Bedarfe reagieren kann, während es für den Endbenutzer vor allem Einfachheit in der Bedienung und einen zentralen Anlaufpunkt für die tägliche Arbeit bedeutet. Die geschickte Kombination der beiden Produkte und die innovative Herangehensweise an die Themen ist übrigens nur ein Grund, warum wir Alfresco einsetzen. Weitere Gründe erfahren Sie in diesem Dokument.

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Brian Kurbjuhn - Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
Webprofile von Brian: Twitter, XING

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