Die Kluft zwischen SAP und Drittanwendungen überwinden

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Die eingehende Rechnung wird in SAP vorerfasst

Rechnungen in SAP vorerfassen und in Alfresco ablegen – kein Problem dank Schnittstelle.

Manch ein Anwender kommt sich beim Blick auf seine Business-Software vor wie ein Wanderer, der auf seinem Weg an eine scheinbar unüberwindbare Schlucht kommt. Das Ziel ist klar erkennbar – aber wie dahin kommen? Diese Frage stellt sich auch im Hinblick auf SAP und zahlreiche weitere Business-Anwendungen, die im Unternehmen eingesetzt werden. Um beispielsweise das Ziel eines integrierten Dokumentenmanagements zu erreichen, bedarf es einer stabilen Verbindung, welche die Kluft zwischen SAP und Drittanwendungen überbrückt.

Denn halten wir uns kurz vor Augen: trotz des allumfassenden Charakters von SAP liegen viele Unternehmensdaten und Informationen außerhalb des SAP-Massivs. Anwendungen für E-Mail, Geschäftsbriefe, Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement etc. werden meistens nicht mit SAP abgedeckt, sondern mit Drittprodukten. Dennoch enthalten sie viele Informationen, die wichtig für den Ablauf der Geschäftsprozesse sind. Welche Aufwände sich daraus im Geschäftsalltag ergeben, weiß jeder: Der Weg zur Information führt meistens über mehrere Anwendungen, Mitarbeiter und Fachbereiche hinweg – zum Teil müssen also größere Umwege in Kauf genommen werden. Das ist mühsam und kostet Zeit. Doch wie werden Daten, Informationen und Dokumente für jeden Mitarbeiter zugänglich, ohne dass diese aufwendigen Umwege nötig sind?

Wie sinnvoll es im Geschäftsalltag sein kann, SAP und DMS zu integrieren, zeigt der klassische Praxisfall des Eingangsbelegs: Geht ein Dokument im Unternehmen ein, z.B. eine Rechnung, wird sie normalerweise zunächst einem Geschäftsvorfall zugeordnet. Um diese Zuordnung eindeutig vorzunehmen, wird zuerst der Geschäftsvorfall gesucht, welcher der Rechnung vorgelagert war. In der Praxis wird meist die eingehende Rechnung vorerfasst und zur fachlichen sowie sachlichen Prüfung im Unternehmen weitergeleitet. Die Zuordnungen zu dem Beleg werden häufig manuell gesucht – bisweilen ein sehr zeitaufwendiger und mühsamer Vorgang. Nicht selten ist die Vollständigkeit dieser Zuordnungen daher eher von der Pfiffigkeit, Gründlichkeit und Motivation der Mitarbeiter abhängig als von im Vorfeld fest definierten Prozessen und Strukturen.

In der Praxis lässt sich diesen Herausforderungen begegnen, indem man beginnt, Brücken zu bauen, also SAP mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wie etwa der Open Source-Lösung Alfresco verknüpft.

Rechnung aus SAP wird in Alfresco abgelegt

Die in SAP vorerfasste Rechnung wird in Alfresco übertragen und dort im Rechnungsordner abgelegt (zum Vergrößern bitte klicken)

Bleiben wir bei unserem Beispiel eines SAP-Eingangsbelegs: Hier handelt es sich um eine Aktivität, die im DMS beginnt und SAP-Aktivitäten anstößt. Der im DMS abgelegte Eingangsbeleg kann dabei auf unterschiedliche Arten mit SAP verknüpft werden: Eine Brücke über die Systemkluft ist z.B. die Schnittstelle ITN Connector DMS. Diese bietet die Möglichkeit, die Verknüpfung nach der eigentlichen Buchung automatisch über SAP Workitems vorzunehmen. Dabei wird die Erfassung des Eingangsbelegs aus dem DMS heraus angestoßen, sodass alle zur Verknüpfung benötigten Daten mit Hilfe eines Workitems nach SAP übertragen werden. Auch nachträgliche Verknüpfungen lassen sich durch die Schnittstelle herstellen. Beim Erzeugen eines Ausgangsbelegs in SAP führt der Prozessweg genau andersherum: Das Dokument wird über die Schnittstelle als digitale Version im DMS abgelegt. Dabei berücksichtigt die Schnittstelle alle Ablagestrukturen und mit dem Beleg verbundenen organisatorischen Abläufe, und der Zugriff auf das Dokument ist sowohl aus SAP als auch aus dem DMS möglich. Die Kluft zwischen SAP und DMS lässt sich also überbrücken, das Ziel – integrierte und transparente Dokumentenprozesse – ist ohne große Umwege erreichbar und Anwender profitieren von schlankeren und effizienteren Unternehmensprozessen.

Wer tiefer in diese Materie einsteigen möchte, dem sei dieser Artikel in der E3 empfohlen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie von einer intelligenten Verknüpfung zwischen SAP und Alfresco profitieren können, kontaktieren Sie mich! Wer in Österreich wohnt oder dort im September ist: kommen Sie doch zum Alfresco Expertenbrunch am 10. September vorbei!

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Brian Kurbjuhn - Director Enterprise Information Management
Brian Kurbjuhn leitet den Bereich Enterprise Information Management bei it-novum. Seit vielen Jahren begleitet er Kunden bei der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse, mit Fokus auf deren nachhaltiger Optimierung. Als studierter Wirtschaftsinformatiker legt Kurbjuhn besonderen Wert auf das Zusammenspiel von Business und Technologie. Seine fundierte Open Source-Expertise ist auf zahlreichen Vorträgen und Workshops gefragt.
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