Dem Einkäufer auf die Finger geschaut. Prozesskostensteuerung mit Open Source

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Wenn es um komplizierte Kostenrechnungen geht, hilft spezielle BI-Software weiter

Wenn es um komplizierte Kostenrechnungen geht, hilft spezielle BI-Software weiter

Kennen Sie alle Kosten Ihrer Wertschöpfungskette? Sind Sie sicher? Und sind diese der richtigen Stelle zugeordnet? Meiner Erfahrung nach werden in vielen Unternehmen die Gemeinkosten wie Marketing-, Verwaltungs- oder Entwicklungsausgaben nach fixen Schlüsseln auf einzelne Kostenträger verteilt. Das kann zu einem falschen Bild der Profitabilität von Leistungen, Produkten oder Kunden führen. Im schlimmsten Fall habe ich es schon erlebt, dass auf dieser Grundlage dann falsche Investitionsentscheidungen getroffen werden. Die Prozesskostenrechnung kann hier Abhilfe schaffen: dieses Verfahren sorgt dafür, dass Produkten und Kunden nur die Kosten zugerechnet werden, die sie auch verursachen.

Um nochmal den Sinn und Zweck einer Prozesskostenrechnung zu verdeutlichen, hier ihre Vorteile kurz zusammengefasst:

  • steigert die Kostentransparenz in den indirekten Leistungsbereichen
  • hilft dabei, Leistungen, die innerbetrieblich verrechnet werden, gerechter auf die Kostenträger zu verteilen
  • ermöglicht durch die genauere Planung und Verrechnung einen Soll-/Ist-Vergleich
  • macht eine verursachergerechte Produktkalkulation möglich, weil nur tatsächlich angefallene Kosten verteilt werden

Excel? Bitte nicht!

In vielen Projekten habe ich es erlebt, dass Excel-Lösungen versagen, wenn es darum geht, die für die Prozesskostenrechnung notwendigen Kalkulationen umzusetzen. Man kann es nicht oft genug wiederholen: Excel ist dafür schlichtweg nicht geeignet! Eingefleischte Controller aus dem Excel-Umfeld werden mir jetzt sicher entrüstet widersprechen. Fakt ist aber, dass die komplexen und umfangreichen Berechnungen, die für Prozesskostenanalysen durchgeführt werden müssen, nur höchst umständlich in der Tabellenkalkulationssoftware abgebildet werden können. Ganz kompliziert bzw. gar unmöglich wird es bei der Anbindung von Drittdatensystemen. Doch bitte nicht gleich den Artikel wegklicken – Excel-Fans kommen in diesem Artikel noch auf ihre Kosten, versprochen.

Warum ich mich an dieser Stelle gegen Excel ausspreche: Business-Intelligence-Lösungen können die notwendigen Daten aus operativen Systemen wie SAP extrahieren und die Verrechnungslogik abbilden. Mit einer BI-Suite wie Jedox geht das sehr einfach, die Software bringt Konnektoren für fast alle Drittsysteme mit, in denen Daten liegen. Über die Analyse- und Reportingfunktionen können die Ergebnisse dann Personenkreisen wie Abteilungsleitung oder Management in individuellen Reports bereitgestellt werden.

Daten werden in Dimensionen und Würfeln gespeichert

Schauen wir uns doch einmal näher an, wie eine Prozesskostenrechnung in Jedox erstellt werden kann. Zunächst: Jedox arbeitet auf der Grundlage einer multidimensionalen In-Memory-Datenbank. Die Daten werden darin in Form von Dimensionen und Würfeln gespeichert. Der ETL-Server der Jedox BI Suite ruft die Daten ab und verarbeitet sie, sodass die unterschiedlichen Stufen der Verrechnungskette abgebildet werden können. Die ETL-Prozesse regeln unter anderem die Kommunikation zwischen den einzelnen Würfeln, führen Berechnungen durch und übermitteln Daten. Außerdem werden Regeln eingesetzt, die für den jeweiligen Würfel gültig sind:

Rules im ETL-Manager verwalten

Im Rules Manager von Jedox werden die ETL-Regeln angelegt und verwaltet

Sind die Excel-Fans noch da? Jetzt kommt nämlich die gute Nachricht für Sie: Jedox ist voll Excel-kompatibel. Das heißt, dass der Anwender über Excel auf die Datenwürfel zugreifen kann. Das geht auch über eine Tabellenkalkulation im Browser oder mit mobilen Endgeräten, das große Plus von Jedox ist aber die vollständige Excelintegration.

Das heißt also, dass Sie Ihre geliebte Exceloberfläche nicht verlassen müssen! Gleichzeitig können Sie aber komplexe Berichte und Cockpits generieren, was allein mit Excel nicht möglich wäre. So lässt sich zum Beispiel mit dem Analysewürfel im Hintergrund ein komfortables und automatisiertes Berichtswesen für Kostenverantwortliche aufbauen. Darüber hinaus ist es bei der Prozesskostenrechnung schnell und einfach möglich, Masken für die Administration des Modells zu erstellen. Sie können dadurch beispielsweise die Angaben für einen Kostentreiber direkt in der Weboberfläche eingeben.

Ein Einsatzszenario wäre zum Beispiel das ITSM- bzw. IT-Outsourcing. Hier werden IT-Leistungen zu Produkten gebündelt und an Kunden verkauft. Wenn man die Umsätze und die zugewiesenen Kosten entsprechend strukturiert, kann man auf Ebene der Produkte und Kunden eine Ergebnisrechnung aufsetzen, Kostentreiber identifizieren etc.

Jedox stellt in meinen Augen ein ausgezeichnetes Instrument dar, die anspruchsvolle Prozesskostenrechnung umzusetzen. Die komplexen Verrechnungen zwischen einzelnen Datenwürfeln lassen sich über ETL-Prozesse realisieren. Sie erhalten damit ein umfangreiches Instrumentarium von Analysemöglichkeiten, um Ihre Kostenstruktur zu optimieren, und können – wenn Sie sich einfach gar nicht davon trennen möchten – innerhalb ihrer liebgewohnten Excelumgebung bleiben. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie BI-Software Ihr Unternehmen intelligenter machen kann, schreiben Sie mir einfach eine Email.

Wer jetzt noch wissen möchte, welche Datenwürfel er braucht, um das Modell der Prozesskostenrechnung in Jedox umzusetzen, hier eine Liste mit den wichtigen Würfeln:

  • Ressourcen
    Der Würfel Ressourcen enthält notwendige Stammdaten, die zu Verrechnungszwecken genutzt werden. Der Würfel hat einen festen Aufbau, der von Berechnungsvorgängen nicht beeinflusst wird.
  • Leistungen
    Der Leistungswürfel ist von zentraler Bedeutung für die Prozesskostenrechnung. Über ihn wird die interne Leistungsverrechnung realisiert. Dazu steht der Würfel in Verbindung mit dem Würfel Ressourcen.
  • Produkte
    Dieser Würfel enthält die Kosten der Produkte und empfängt Informationen aus dem Würfel Leistungen.
  • Analyse
    Der Analyse-Würfel bekommt die Aufgabe zugewiesen, Reports zu erstellen. Über ihn ist es möglich, die errechneten Werte ins Verhältnis zu setzen, Vergleiche durchzuführen und einen Überblick über die Kostenstruktur zu erhalten. Er bekommt von den Würfeln Ressourcen, Leistungen, Produkte und Verkauf Werte zugewiesen, die er dann verarbeitet. Das Resultat ist eine Gesamtübersicht, die vom Kunden über die Produkte und die Leistungen bis hin zu den Kostenstellen reicht. Damit lässt sich der Einfluss der Leistungen auf die Produkte bestimmen, um Risiken zu erkennen und Analysen durchzuführen.
  • Diverse Würfel für Stammdaten
    In unterschiedlichen Würfeln werden für die Berechnung relevante Informationen, wie beispielsweise Mengengerüste vorgehalten.
Anlegen des Würfels in Jedox

Im Modeller werden die Datenwürfel für die Auswertungen angelegt

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Stefan Müller - Director Business Intelligence & Big Data
Nach mehreren Jahren Tätigkeit im Bereich Governance & Controlling und Sourcing Management ist Stefan Müller bei it-novum gelandet, wo er den Bereich Business Intelligence aufgebaut hat. Stefans Herz schlägt für die Möglichkeiten, die die BI-Suiten von Pentaho und Jedox bieten. Er beschäftigt sich aber auch mit anderen Open Source BI-Lösungen. Seine Begeisterung für Business Open Source für Datenanalyse und -aufbereitung gibt Stefan regelmäßig in Fachartikeln, Statements und Vorträgen und als Experte der Computerwoche weiter.
Webprofile von Stefan: Twitter, XING, Google+

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